Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est aujourd'hui une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles dans le monde entier et a connu une croissance constante au cours des 30 dernières années.

Économisant le papier, le processus est entièrement numérique dans son cycle de vie avec des formats électroniques pour les factures électroniques, y compris (mais sans s'y limiter) : XML, EDIFACT, CSV.

Les factures électroniques sont généralement envoyées de deux manières différentes. La première consiste en une connexion point à point entre l'expéditeur et le destinataire pour l'échange des documents - souvent connue sous le nom d'échange de données informatisées (EDI). La seconde, de plus en plus populaire ces derniers temps, est un modèle de réseau tel que celui de Unifiedpost Group. Crossnet. Crossnet relie plusieurs acheteurs et vendeurs et permet de convertir et d'échanger différents formats de facturation électronique. À notre avis, c'est la seule façon de faire progresser l'économie de réseau moderne.

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Ce que la facturation électronique n'est pas

Il peut être facile de penser que la facturation électronique se résume à toute facture envoyée par voie électronique, par exemple une facture envoyée au format PDF, mais ce n'est pas le cas.

Dans l'exemple du PDF, il s'agit de données de facturation non structurées et non d'une facture électronique, car le destinataire ne peut généralement pas traiter automatiquement le fichier PDF et l'expéditeur ne peut pas non plus assurer le suivi complet du fichier.

Les factures papier ou les factures papier scannées par OCR, par exemple, n'ont pas été créées à l'aide de données structurées. Toutefois, certains grands fournisseurs de services de facturation électronique peuvent travailler avec des données structurées et non structurées pour les transformer en factures électroniques.

Ce format permet à la facture d'être traitée automatiquement d'une entreprise à l'autre sans aucun contrôle manuel.

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Pourquoi la facturation électronique devient-elle plus populaire ?

La facturation électronique, comme la facturation traditionnelle, est un élément clé de toute relation entre un acheteur et un fournisseur. La facturation électronique est un moyen moderne pour les entreprises d'automatiser les processus et de mettre en place des actions qui améliorent l'efficacité, ce qui contribue à préparer l'avenir de l'entreprise.

Alors que les processus de facturation traditionnels sont largement basés sur le papier, manuels, chronophages et sujets à l'erreur humaine, la facturation électronique simplifie la procédure et permet un gain de temps considérable. Cette rationalisation du processus est précieuse pour les entreprises, car elle leur permet de réaliser des économies. Par exemple, selon l'IOFM(Institute of Finance & Management), les coûts de traitement des factures peuvent varier entre 1 et 21 dollars.

La facturation électronique permet également aux entreprises d'avoir une visibilité totale et certains des principaux fournisseurs de services de facturation électronique sont en mesure de suivre l'envoi, la réception, l'ouverture, la consultation et même le paiement d'une facture. L'importance de cette fonction ne doit pas être sous-estimée lors de la sélection d'un fournisseur, car elle permet aux entreprises d'avoir une vue à 360° de leur processus.

En outre, les entreprises sont payées plus rapidement car le processus est automatique et instantané, sans qu'il soit nécessaire d'imprimer et de poster des documents. Quant aux employés, ils commettent beaucoup moins d'erreurs et peuvent profiter d'une méthode de travail innovante sans avoir à saisir des données et à faire correspondre des documents financiers - tout se fait en une seule fois, au lieu d'étapes individuelles.

Certains fournisseurs de services de facturation électronique proposent des rappels de paiement automatiques, ce qui peut aider les entreprises à être payées sans tracas. En ce qui concerne la sécurité, les transferts de fichiers cryptés et les réseaux sécurisés contribuent à rendre le processus de facturation électronique plus sûr que son équivalent manuel.

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Comment fonctionne la facturation électronique ?

Trois éléments sont nécessaires pour que la facturation électronique fonctionne :

1. Adresse - Différentes identifications telles que les numéros de TVA et/ou les GLN sont nécessaires. En outre, certains réseaux, comme le réseau Peppol, disposent d'un système central de recherche d'adresses.
2. Format - Il existe de nombreux formats différents. L'EDI et le XML en sont des exemples. Il s'agit de formats standard structurés qui peuvent être automatiquement traités et convertis par les principaux fournisseurs de services de facturation électronique. Cela signifie que lorsqu'une entreprise crée une facture électronique XML, le destinataire peut la recevoir dans le format de son choix, qui n'a pas besoin d'être XML.
3. Infrastructure - L'expéditeur et le destinataire doivent disposer d'un système compatible pour que les documents électroniques puissent être fournis par les prestataires de services de facturation électronique. Il peut s'agir simplement d'une boîte aux lettres électronique pour l'échange des documents.

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Exigences légales

La facturation électronique fait l'objet d'un nombre croissant d'obligations légales, en particulier en Europe. Une plus grande visibilité de la TVA est nécessaire pour lutter contre la fraude, c'est pourquoi les gouvernements/autorités fiscales mettent en place des réglementations en matière de facturation électronique.

Les gouvernements auront des règles différentes en ce qui concerne leurs mandats, par exemple les entreprises qui doivent s'y conformer, les formats et modèles de facturation électronique qu'elles doivent utiliser, etc.

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Comment démarrer avec la facturation électronique

Explorez vos options et apprenez-en plus sur l'automatisation de vos processus de facturation en utilisant la solution de facturation de Unifiedpost Group.

• Pour les petites entreprises, la facturation électronique est disponible via Billtobox
• Pour les grands acheteurs qui souhaitent numériser leurs processus de traitement des documents entrants, optez pour Collect
• Et pour les gros vendeurs, qui souhaitent également se conformer à la législation fiscale, optez pour Channel.

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Explorez la meilleure solution pour répondre aux besoins de votre entreprise.