Aan de slag met e-facturatie: Een eenvoudige gids voor Belgische ondernemers

Met het Belgische e-factureringsmandaat van 2026 in het vooruitzicht, is het nu tijd om u voor te bereiden. Of u nu een klein bedrijf runt of een groter, de overstap naar e-facturatie kan overweldigend lijken, maar het kan helpen om het in duidelijke stappen op te splitsen. Hier is een eenvoudige houvast om u voor te bereiden.

‍

Stap 1: informatie verzamelen en impactanalyse

De eerste stap in de voorbereiding op e-facturatie is begrijpen hoe het uw bedrijf zal beïnvloeden. Begin met het verzamelen van informatie over het mandaat zelf en wat het betekent voor uw facturatieprocessen.

Voorbeeld:

Als u een kleine retailonderneming runt en momenteel papieren of PDF-facturen uitgeeft, dan zullen die onder de nieuwe regels niet geaccepteerd worden. U moet overstappen op gestructureerde elektronische facturen die digitaal verwerkt worden. Facturen moeten bijvoorbeeld in een formaat zijn dat uw boekhoudsoftware automatisch kan verwerken.

Wat u moet doen:

• Verken de aankomende regels en wat er nodig is om hieraan te voldoen.
• Beoordeel hoeveel van uw huidige factureringsproces zal moeten veranderen.
• Identificeer mogelijke kosten voor nieuwe software of training voor uw personeel.

‍

Stap 2: Bestuur en interne verantwoordelijkheid vaststellen

Zodra u weet wat u te wachten staat, is de volgende stap om te beslissen wie binnen uw bedrijf verantwoordelijk zal zijn voor het beheer van de overgang. Het is belangrijk om duidelijke rollen toe te wijzen, zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.

Voorbeeld:

Als u een klein bedrijf hebt, is dit misschien een taak voor u of uw financieel manager. Voor grotere bedrijven moet u misschien een team of projectmanager aanstellen om het proces te overzien en ervoor te zorgen dat alles op schema verloopt.

Wat u moet doen:

• Stel vast wie de eigenaar wordt van het e-facturatieproces.
• Communiceer rollen en verantwoordelijkheden aan uw team.
• Zorg ervoor dat de verantwoordelijken over de nodige kennis en hulpmiddelen beschikken om de overgang te beheren.

‍

Stap 3: Ontwikkelen van een ERP/IT-strategie voor Peppol of alternatieve oplossingen

Het Belgische e-factureringsmandaat zal sterk steunen op systemen zoals Peppol, een netwerk voor het veilig uitwisselen van elektronische facturen. U zult moeten beslissen of uw bedrijf zich rechtstreeks op Peppol zal aansluiten of via een externe provider.

Voorbeeld:

Als u een klein bedrijf bent met eenvoudige boekhoudsoftware, overweeg dan om een oplossing van derden te gebruiken, zoals Billtoboxdie u met Peppol verbindt zonder dat u een volledig ERP-systeem nodig hebt. Als uw bedrijf al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) gebruikt, kunt u onderzoeken hoe u e-facturatie rechtstreeks in uw bestaande processen kunt integreren.

Wat u moet doen:

• Evalueer of uw huidige software e-facturatie en Peppol ondersteunt.
• Beslis of u Peppol rechtstreeks of via een externe provider gaat gebruiken.
• Test uw systemen om er zeker van te zijn dat ze de nieuwe factureringsvereisten probleemloos aankunnen.

‍

Bereid u voor op vroeg succes - Unifiedpost en Billtobox maken het eenvoudig

Voorbereiden op het Belgische e-factureringsmandaat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met het verzamelen van informatie, het toewijzen van verantwoordelijkheden binnen uw team en het ontwikkelen van een duidelijke strategie voor uw facturatiesystemen. Hoe vroeger u begint, hoe gemakkelijker de overgang zal zijn en hoe meer stress u op het laatste moment vermijdt wanneer de deadline van 2026 nadert.

Meer hulp nodig? Unifiedpost biedt een reeks oplossingen op maat van bedrijven van elke grootte. Voor KMO's bieden tools zoals Billtobox een eenvoudige manier om op Peppol aan te sluiten en de naleving van de regelgeving te garanderen, zonder dat daar ingewikkelde systemen voor nodig zijn. Voor grotere bedrijven kan Unifiedpost uw overgang ondersteunen met schaalbare oplossingen op bedrijfsniveau die ontworpen zijn om naadloos te integreren met uw bestaande processen. Contacteer ons voor meer informatie.

Of u nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, onze oplossingen zijn er om u te helpen de overstap naar e-facturatie te maken en de concurrentie voor te blijven. Wacht niet - begin vandaag nog met de voorbereidingen!