Unifiedpost Group reactie op pandemie

Beste Unifiedpost-klant,

Unifiedpost erkent dat het belangrijk is om de continuïteit van zijn diensten aan zijn klanten te verzekeren en het welzijn van zijn personeel te beschermen. Daarom heeft Unifiedpost een Business Continuity Plan opgesteld. Het plan moet ervoor zorgen dat de organisatie in hoge mate bestand is tegen incidenten die het personeel, de ICT-infrastructuur en -uitrusting of de gebouwen treffen.

Unifiedpost erkent bovendien dat grote epidemieën en pandemieën de continuïteit van haar normale activiteiten ernstig in gevaar kunnen brengen, en heeft daarom een Pandemieplan opgesteld dat epidemieën moet bewaken, voorkomen en beheersen.

Als onderdeel van het pandemieplan controleert en stuurt het Pandemic Coordination Team (PCT) actief acties om de verspreiding van epidemieën te voorkomen en de impact op de gezondheid van het personeel en de continuïteit van de activiteiten te beperken.

Overzicht van maatregelen voor bedrijfscontinuïteit‍

Personeel

• Unifiedpost heeft vestigingen in heel Europa
• Belangrijke digitale vaardigheden worden gedeeld tussen medewerkers op verschillende locaties of in verschillende regio's
• Werken op afstand en thuiswerken zijn geïntegreerd in de normale activiteiten van het bedrijf
  ‍

ICTvoor interne activiteiten

• Vertrouw op zeer veerkrachtige cloud-gebaseerde oplossingen (Google Suite, MS Office 365, ...)
  ‍

ICT voor producten

• Gehost in zeer veerkrachtige datacenters (Tier 3 of hoger)
• Waar Cloud wordt gebruikt: gegevensreplicatie op meerdere locaties/zones
• Wanneer privégegevenscentra worden gebruikt: gegevensreplicatie in realtime
  ‍

Eindgebruikers

• Zero-trust netwerkarchitectuur betekent dat werkstations onderling uitwisselbaar zijn, wat een hoge mate van veerkracht biedt
  ‍

Faciliteiten

• Unifiedpost heeft meerdere locaties in Europa. Werken op afstand en thuiswerken zijn geïntegreerd in de normale activiteiten van het bedrijf
  ‍

Derden

• Unifiedpost heeft de meeste activiteiten met betrekking tot haar operaties, productontwikkeling en onderhoud geïnternaliseerd
• Unifiedpost maakt gebruik van software as a service, platform as a service en infrastructuur as a service van grote, gerenommeerde bedrijven

Pandemische beheersingsmaatregelen aanwezig

Communicatie

• De initiële PCT-communicatie werd via verschillende kanalen verspreid en bovendien doorgegeven door het lokale management.
• PCT-besluiten worden onmiddellijk gecommuniceerd naar zowel het personeel als het lokale management.

‍

Faciliteiten

• Er zijn gezondheids- en veiligheidsmaatregelen ingevoerd, ondersteund door versterkte communicatie over hygiëne.

‍

ICT

• Onze normale bedrijfscontinuïteitsmaatregelen zijn operationeel en ondersteunen indien nodig volledig telewerken.

‍

Reizen

• Zakenreizen worden per geval toegestaan. De reisaanbevelingen van de WHO worden opgevolgd.
• Personeel dat terugkeert uit door de WHO geïdentificeerde hoogrisicogebieden wordt 14 dagen in quarantaine gehouden.
• Alle personeelsleden wordt vriendelijk verzocht om een persoonlijk reisverslag op te stellen.

‍

Derden

• Bedrijfscontinuïteitsopslag van derden wordt bijgewerkt Voor kritieke partijen wordt de pandemiegereedheid geëvalueerd

Ondersteunend bestuur

Het Pandemic Coordination Team (PCT) bestaat uit vertegenwoordigers van het management, ICT, HR en bedrijfscontinuïteit en heeft de volgende taken:

• Evalueren en beslissen over de preventieve maatregelen die moeten worden geïmplementeerd om het optreden van een crisis te voorkomen
• Beslis en volg de eigenaars op van de preventieve maatregelen die moeten worden geïmplementeerd
• Communiceer aan de eigenaars welke maatregelen geïmplementeerd moeten worden en controleer de voortgang van de implementatie, als basis voor verdere communicatie naar het personeel toe

‍

De opzet, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het Pandemieplan van Unifiedpost.

De situatie wordt regelmatig opnieuw geëvalueerd door de PCT: als de impact extra acties vereist, wordt er een crisis uitgeroepen en neemt het Crisis Management Team (CMT) het over van de PCT.

Het Crisismanagementplan van Unifiedpost definieert de rollen en verantwoordelijkheden, standaardprocedures en werkinstructies van het CMT. Het wordt ondersteund door uiterst veerkrachtige communicatiemiddelen, om een continue interne & externe communicatie te garanderen in de context van een crisis.

Aangezien de situatie dagelijks kan veranderen, houden wij de ontwikkelingen en informatie van overheden en volksgezondheidsorganisaties actief in de gaten. Wij zullen de bovenstaande informatie waar nodig bijwerken en u op de hoogte houden.

Hartelijk dank voor uw steun.

Groeten,

Tom Van Acker

Algemeen manager Unifiedpost Group