Wat is AP-automatisering?

AP legt uit

Voordat we het gaan hebben over de voordelen van crediteurenautomatisering, moeten we ons eerst afvragen wat 'crediteurenadministratie' betekent.

Crediteuren (algemeen bekend als AP en ook als Procure-to-Pay) is het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor ontvangen producten of diensten. Het is in wezen een schuld op korte termijn, omdat zij deze aankoop waarschijnlijk op krediet hebben gedaan.

Net als alle zakelijke transacties genereert de crediteurenadministratie een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk, zoals facturen, inkooporders, ontvangen goederen en - in landen waar ze vereist zijn - pro-forma facturen. De crediteurenadministratie is dan ook de naam van de afdeling die al deze documenten verwerkt.

‍

Waarom AP automatisering zinvol is

Het handmatig verwerken van AP-documentatie kan niet alleen tijdrovend zijn, maar ook duur - tussen de €3 en €15 per factuur. Om deze totale kosten te verlagen, moeten bedrijven in elke fase automatiseren en de kosten verlagen.

Door bijvoorbeeld over te schakelen van het ontvangen van papieren facturen naar het elektronisch ontvangen van facturen(e-facturatie) kunnen de kosten met 30% worden verlaagd. Terwijl het automatisch matchen van inkooporders (PO's) met facturen besparingen tot 80% kan opleveren. Bij dergelijke besparingen is de behoefte aan een volledig geïntegreerde AP automatiseringsoplossing duidelijk.

Automatisering kan ook de hoeveelheid papierwerk op bureaus en in archiefkasten verminderen. Bovendien kan automatisering menselijke fouten voorkomen - van verkeerd ingevoerde gegevens en duplicaties tot PO's en facturen die niet overeenkomen.

Het oplossen van dergelijke problemen veroorzaakt meer werk en vertraagt de betalingen aan leveranciers, wat op zijn beurt de AP cashflow kan beïnvloeden en een negatieve invloed kan hebben op de kosten per factuur. Het automatiseren van AP kan dit probleem in de eerste plaats voorkomen, terwijl het besparingen oplevert en het cashflowbeheer verbetert.

‍

Hoe AP automatisering werkt

Eenvoudig gezegd houdt AP-automatisering in dat de facturen die uw bedrijf ontvangt, verwerkt worden via een digitale workflow die eindigt met het ontvangen van de betaling van uw leveranciers.

In grote lijnen kan deze workflow in drie fasen worden onderverdeeld:

Factuurontvangst‍

Facturen kunnen elektronisch (een proces dat bekend staat als e-facturatie) of op papier ontvangen worden. E-facturatie kan plaatsvinden via een Business-to-Business (B2B) of Electronic Data Interchange (EDI) verbinding. Ze kunnen ook als PDF of via een leveranciersportaal worden verzonden.

Als er papieren facturen worden ontvangen, moeten deze handmatig worden gescand of verwerkt met OCR-software (Optical Character Recognition). OCR-software zet de informatie om in gestructureerde gegevens in een geschikt elektronisch formaat.

‍Matchingen workflow

Zodrade gegevens van een factuur elektronisch zijn vastgelegd of ontvangen, moeten ze worden gematcht met de relevante PO en goederenontvangst - iets wat AP automatiseringssoftware automatisch doet. Zodra de facturen gematcht zijn, worden ze goedgekeurd en doorgestuurd naar het Electronic Resource Planning (ERP) of boekhoudsysteem van het bedrijf om betaald te worden.

Controleen archivering

‍Veellanden verplichten bedrijven om facturen na verwerking een aantal jaren te archiveren (bijvoorbeeld tot 7 jaar in het VK) - iets wat AP automatisering kan doen, veilig en betrouwbaar. Bovendien zorgt automatisering, in tegenstelling tot het handmatig verwerken van facturen, voor een volledig digitaal controlespoor van alle documentatie.

‍

Voordelen voor elk bedrijf

Het ultieme voordeel van automatisering, dat geschikt is voor bedrijven van elke grootte, is hoe het het hele AP-proces kan stroomlijnen, terwijl het de kans op menselijke fouten elimineert en de kosten per factuur verlaagt.

Bovendien kan de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten te genereren waardevolle inzichten verschaffen en bedrijven in staat stellen om trends te identificeren. Bovendien kan het snel kunnen verwerken en betalen van facturen leiden tot betere relaties met leveranciers.

Tegelijkertijd kan de overstap naar AP-automatisering gunstig zijn voor werknemers, omdat ze dan minder tijd hoeven te besteden aan monotone, repetitieve taken, zodat ze zich kunnen richten op werk dat meer waarde toevoegt en meer impact heeft binnen hun organisatie.

‍

Wilt u meer weten?

Dit alles in overweging nemend, is het duidelijk dat het automatiseren van AP met een oplossing zoals Unifiedpost Group's Collect crediteurenadministratie enorm voordelig kan zijn voor bedrijven.

Collect is een innovatieve inkomende oplossing voor Procure-to-Pay-processen en zorgt ervoor dat inkomende supply chain-documenten of -gegevens eenvoudig ontvangen en automatisch verwerkt kunnen worden, wat resulteert in tijd- en kostenbesparingen en het moreel van het personeel en de relaties met leveranciers verbetert.

Bekijk onze oplossing en neem contact op voor uw eigen productdemo.