Démarrer avec la facturation électronique : Un guide simple pour les entrepreneurs belges

Le mandat de facturation électronique de la Belgique pour 2026 arrivant à grands pas, il est temps de s'y préparer dès maintenant. Que vous soyez à la tête d'une petite ou d'une grande entreprise, la transition vers la facturation électronique peut sembler complexe, mais en la divisant en étapes claires, vous faciliterez son adoption. Voici un guide simple pour vous aider à vous préparer.

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Étape 1 : Collecte d'informations et évaluation de l'impact

La première étape pour se préparer à la facturation électronique est de comprendre comment cela impactera votre entreprise. Commencez par vous renseigner sur le mandat et ce qu'il implique pour vos processus de facturation.

Exemple :

Si vous dirigez un petit commerce de détail et que vous émettez actuellement des factures papier ou PDF, celles-ci ne seront pas acceptées selon les nouvelles règles. Vous devrez passer à des factures électroniques structurées, traitées numériquement. Par exemple, les factures devront être dans un format permettant à votre logiciel de comptabilité de les traiter automatiquement.

Ce que vous devez faire :

• Informez-vous sur les règles à venir et les obligations pour assurer la conformité.
• Évaluez dans quelle mesure votre processus de facturation actuel devra être modifié.
• Identifiez les éventuels coûts liés à l'acquisition de nouveaux logiciels ou à la formation de votre personnel.

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Étape 2 : Mise en place de la gouvernance et de la responsabilité interne

Une fois que vous avez compris les enjeux à venir, l'étape suivante consiste à désigner la personne responsable de la gestion de la transition au sein de votre entreprise. Attribuer des rôles clairs est essentiel afin que chacun connaisse ses responsabilités.

Exemple :

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, cette tâche pourrait vous incomber, ainsi qu'à votre responsable financier. Pour les plus grandes entreprises, il peut être nécessaire de confier à une équipe ou un chef de projet le soin de superviser le processus, afin de garantir que tout se déroule comme prévu.

Ce que vous devez faire :

• Identifiez la personne qui sera responsable du processus de la transition vers la facturation électronique.
• Communiquez les rôles et les responsabilités à votre équipe.
• Assurez-vous que les personnes responsables disposent des connaissances et des outils nécessaires pour gérer la transition.

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Étape 3 : Élaboration d'une stratégie ERP/IT pour Peppol ou des solutions alternatives

Le mandat belge en matière de facturation électronique reposera en grande partie sur des systèmes tels que Peppol, un réseau permettant l'échange sécurisé de factures électroniques. Vous devrez décider si votre entreprise se connectera directement à Peppol ou passera par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers.

Exemple :

Si vous êtes une petite entreprise et que vous disposez d'un logiciel de comptabilité de base, envisagez d'utiliser une solution tierce telle que Billtobox, qui vous connecte à Peppol sans nécessiter un système ERP complet. Si votre entreprise utilise déjà un système ERP (Enterprise Resource Planning), vous pouvez explorer les options pour intégrer la facturation électronique directement dans vos processus existants.

Ce que vous devez faire :

• Déterminez si votre logiciel actuel prend en charge la facturation électronique et Peppol.
• Décidez si vous utiliserez directement Peppol ou un fournisseur tiers.
• Effectuez des tests sur vos systèmes afin de vous assurer qu'ils soient adaptés aux nouvelles exigences de facturation.

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Préparez-vous à un succès rapide - Unifiedpost et Billtobox simplifient les choses

La préparation au mandat de facturation électronique en Belgique peut être simple. Commencez par rassembler les informations nécessaires, attribuer les responsabilités au sein de votre équipe et définir une stratégie claire pour vos systèmes de facturation. Plus vous commencerez tôt, plus la transition sera fluide, et vous éviterez ainsi toute pression à l'approche de l'échéance de 2026.

Besoin de plus d’assistance ? Unifiedpost propose une gamme de solutions adaptées aux entreprises de toutes tailles. Pour les PME, des outils comme Billtobox offrent une manière simple de se connecter à Peppol et de garantir la conformité sans recourir à des systèmes complexes. Pour les grandes entreprises, Unifiedpost vous accompagne dans votre transition avec des solutions évolutives, conçues pour s'intégrer parfaitement à vos processus existants. Contactez-nous pour plus d'informations.

Que vous soyez une petite ou grande entreprise, nos solutions sont là pour vous accompagner dans la transition vers la facturation électronique et vous permettre de prendre de l'avance. N'attendez pas, préparez-vous dès aujourd'hui !