La valeur juridique des factures électroniques : ce que vous devez savoir.

L'évolution de la facturation électronique en Belgique

Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises belges assujetties à la TVA ont la possibilité d'émettre des factures électroniques, à condition que leurs partenaires commerciaux soient d'accord. Cette flexibilité a permis aux entreprises de rationaliser leurs processus de facturation, mais jusqu'à présent, elle est restée une pratique facultative entre les opérateurs privés.

La loi fédérale sur les marchés publics du 7 avril 2019 transpose la directive européenne 2014/55/UE, qui oblige les administrations du secteur public à recevoir et à traiter des factures électroniques conformes à la norme européenne sur la facturation électronique (EN). Outre la transposition de la directive 2014/55/UE, le Parlement belge a promulgué l'arrêté royal du 9 mars 2022, qui établit de nouvelles exigences en matière de facturation électronique en Belgique dans le secteur public. Les procédures concernent l'obligation d'émission de factures électroniques pour les opérateurs économiques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

Toutefois, un changement plus important se profile à l'horizon, qui aura un impact sur les entreprises. À partir du 1er janvier 2026, l'émission de factures électroniques structurées deviendra obligatoire pour les entreprises immatriculées à la TVA en Belgique dans le cadre de leurs activités commerciales interentreprises. Ce changement important fait partie d'un effort plus large visant à améliorer l'efficacité et la transparence des transactions commerciales.

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Factures électroniques et factures papier : Un statut égal depuis 2013

L'un des aspects les plus importants de cette transition est l'équivalence juridique entre les factures électroniques et les factures papier traditionnelles. Depuis 2013, les factures émises et reçues au format électronique ont la même valeur juridique que leurs équivalents papier. Cela signifie que les entreprises peuvent créer, envoyer, recevoir et archiver des factures électroniques avec la même confiance et la même sécurité qu'avec des documents physiques.

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Authenticité, intégrité et lisibilité d'une facture

Lors de l'émission de factures électroniques, il est essentiel de préserver leur intégrité, leur authenticité, leur lisibilité et leur piste d'audit afin de garantir la conformité avec les réglementations belges en matière de TVA.

• L'intégrité fait référence au fait que le contenu de la facture reste inchangé entre le moment où elle est émise et la fin de sa période de conservation.
• L'authenticité garantit que l'identité de l'expéditeur est vérifiable, souvent grâce à des signatures électroniques avancées ou à des méthodes de transmission sécurisées.
• La lisibilité exige que les factures restent lisibles pendant toute la période de stockage, en veillant à ce que toutes les informations nécessaires soient facilement accessibles.

Enfin, une piste d'audit solide doit être maintenue, permettant la traçabilité de la facture depuis sa création jusqu'à son archivage, et garantissant que tous les processus liés à la facture peuvent être examinés et vérifiés si nécessaire. Ces éléments sont essentiels à la fiabilité et à la validité juridique des factures électroniques et contribuent à prévenir la fraude et les erreurs dans les transactions électroniques.

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Qu'est-ce qui change en 2026 ?

Le nouveau cadre juridique, introduit par la loi du 6 février 2024, fait passer la facturation électronique à la vitesse supérieure. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises immatriculées à la TVA en Belgique seront tenues d'émettre des factures électroniques structurées pour toutes les transactions nationales. Ce mandat dépend de l'approbation par la Commission européenne de la demande de dérogation de la Belgique.

Le passage à la facturation électronique structurée vise à faciliter le traitement automatisé et électronique des factures, ce qui rend les transactions plus efficaces et moins sujettes aux erreurs.

A partir du 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA, enregistrées et établies en Belgique, seront obligées de recevoir et d'envoyer des factures électroniques structurées, sans possibilité de les refuser.

Même si une entreprise n'est pas tenue d'émettre des factures en vertu de la réglementation nationale, elle doit prendre les mesures nécessaires pour traiter et régler les factures électroniques. L'obligation concerne les opérations nationales B2B, émises en vertu de la loi belge sur la TVA. Les opérations transfrontalières sont exclues du champ d'application.

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Qui doit s'y conformer ?

L'obligation de facturation électronique structurée s'appliquera de manière générale. Il existe même des catégories spécifiques d'entreprises qui devront se conformer à ce nouveau régime :

• Les petites entreprises : Celles qui bénéficient du régime spécial de l'article 56bis du code de la TVA (régime d'exonération des petites entreprises).
• Exploitants agricoles : Ceux qui relèvent du régime prévu à l'article 57 du code de la TVA.

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Qui est exempté ?

Malgré ces changements radicaux, il existe certaines exemptions :

• Entreprises à base d'imposition forfaitaire : Entreprises sous le régime spécial de l'article 56 du code de la TVA.
• Entreprises en faillite : Concernant les activités pour lesquelles elles ont été déclarées en faillite.
• Opérations exonérées : Les entreprises qui effectuent exclusivement des opérations exonérées en vertu de l'article 44 du code de la TVA sont également exonérées puisqu'elles n'étaient pas tenues d'émettre des factures papier pour ces activités.

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Le rôle de Peppol

Pour faciliter la transition, le gouvernement a introduit l'utilisation du réseau Peppol. La connexion via Peppol offre des avantages en termes d'interopérabilité, éliminant la nécessité d'accords bilatéraux entre les participants et fournissant une norme commune pour tous. Le réseau fonctionne déjà dans le pays en tant que méthode de livraison principale dans le cadre des obligations de facturation électronique entre entreprises et administrations (B2G).

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Qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises ?

Si le passage à la facturation électronique structurée représente un investissement supplémentaire, il promet également des avantages significatifs. L'automatisation du traitement peut réduire les erreurs, accélérer les transactions et améliorer l'efficacité globale. À l'approche de l'échéance de 2026, il est essentiel que les entreprises commencent à se préparer à cette nouvelle ère de la facturation.

Le passage à la facturation électronique obligatoire marque une étape importante dans la numérisation des processus commerciaux en Belgique. En comprenant la valeur juridique des factures électroniques et en se préparant aux changements à venir, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles restent conformes et qu'elles profitent pleinement des avantages offerts par la facturation électronique.

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Conclusion

Le passage à la facturation électronique obligatoire en Belgique marque une étape importante dans la numérisation des processus commerciaux. D'ici le 1er janvier 2026, toutes les entreprises immatriculées à la TVA en Belgique devront émettre des factures électroniques structurées pour les transactions interentreprises nationales, ce qui rendra la facturation plus efficace, plus transparente et plus sûre. Comprendre ces changements et se préparer à l'avance garantira la conformité et permettra aux entreprises de capitaliser sur les avantages des processus automatisés.

Pour obtenir des informations plus détaillées sur la manière dont votre entreprise peut s'adapter à ces changements à venir et assurer sa conformité, n'hésitez pas à nous contacter! Nous sommes là pour vous guider dans la transition vers la facturation électronique.