Unifiedpost Group réponse à la pandémie

Cher client d'Unifiedpost,

Unifiedpost reconnaît l'importance d'assurer la continuité de ses services à ses clients et de protéger le bien-être de son personnel. A cette fin, Unifiedpost a défini, maintient et teste un Plan de Continuité des Affaires qui est conçu pour assurer un haut degré de résilience de l'organisation face à des incidents affectant son personnel, son infrastructure et son équipement TIC, ou ses installations.

Unifiedpost reconnaît en outre que les grandes épidémies et les pandémies peuvent poser de graves problèmes pour la continuité de ses activités normales, et a donc élaboré un plan de lutte contre les pandémies destiné à surveiller, prévenir et contenir les épidémies.

Dans le cadre du plan de lutte contre la pandémie, l'équipe de coordination de la lutte contre la pandémie (PCT) surveille et oriente activement les actions visant à prévenir la propagation des épidémies et à limiter l'impact sur la santé de son personnel et la continuité de ses opérations.

Aperçu des mesures de continuité des activités‍

Personnel

• Unifiedpost exploite plusieurs sites à travers l'Europe
• Les compétences numériques clés sont partagées entre les membres du personnel travaillant sur différents sites ou dans différentes régions.
• Le travail à distance et le travail à domicile sont intégrés dans les activités normales de l'entreprise
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‍ICTpour les opérations internes

• S'appuyer sur des solutions en nuage très résilientes (Google Suite, MS Office 365, ...)
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Les TIC pour les produits

• Hébergé dans des centres de données hautement résilients (Tier 3 ou plus)
• Utilisation de l'informatique en nuage : réplication des données sur plusieurs sites/zones
• En cas d'utilisation de centres de données privés : réplication des données en temps réel
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Informatique pour l'utilisateur final

• L'architecture réseau zéro confiance signifie que les postes de travail sont interchangeables, ce qui offre un degré élevé de résilience
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Installations

• Unifiedpost possède plusieurs sites à travers l'Europe. Le travail à distance et le travail à domicile sont intégrés dans les activités normales de l'entreprise
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Tiers

• Unifiedpost a internalisé la plupart des activités liées à ses opérations, au développement et à la maintenance de ses produits.
• Unifiedpost utilise des logiciels en tant que service, des plateformes en tant que service et des infrastructures en tant que service de grandes entreprises réputées.

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Mesures de confinement de la pandémie en place

Communication

• La communication initiale du PCT a été diffusée par plusieurs canaux et relayée par la direction locale.
• Les décisions du PCT sont immédiatement communiquées au personnel et à la direction locale.

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Installations

• Des mesures de santé et de sécurité ont été mises en place, soutenues par une communication renforcée sur l'hygiène.

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TIC

• Nos mesures normales de continuité des activités sont opérationnelles et permettent une approche complète du travail à distance si nécessaire.

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Voyage

• Les voyages d'affaires sont autorisés au cas par cas. Les recommandations de l'OMS en matière de voyage sont appliquées.
• Une quarantaine de 14 jours est imposée au personnel revenant de régions à haut risque identifiées par l'OMS.
• Tous les membres du personnel sont priés de rendre compte de leurs déplacements personnels.

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Tiers

• Le référentiel de continuité des activités des tiers est en cours d'actualisation Pour les parties critiques, l'état de préparation à la pandémie est en cours d'évaluation

Soutenir la gouvernance

L'équipe de coordination en cas de pandémie (PCT) comprend des représentants de la direction, des TIC, des RH et de la continuité des activités et est chargée des tâches suivantes :

• Évaluer et décider des mesures préventives à mettre en œuvre pour éviter la survenue d'une crise
• Décider des propriétaires des mesures préventives à mettre en œuvre et en assurer le suivi
• Communiquer aux propriétaires les mesures à mettre en œuvre et suivre l'évolution de la mise en œuvre, afin de servir de base à la communication ultérieure avec le personnel.

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Sa mise en place, ses rôles et ses responsabilités sont définis dans le plan de lutte contre la pandémie d'Unifiedpost.

La situation est régulièrement réévaluée par le PCT : si l'impact nécessite des actions supplémentaires, une crise sera déclarée et l'équipe de gestion de crise (CMT) prendra en charge le PCT.

Le plan de gestion de crise d'Unifiedpost définit les rôles et les responsabilités de l'équipe de gestion de crise, les procédures standard et les instructions opérationnelles. Il est soutenu par des moyens de communication très résistants, afin d'assurer une communication interne et externe continue dans le contexte d'une crise.

La situation pouvant évoluer quotidiennement, nous suivons activement les développements et les informations fournies par les gouvernements et les organisations de santé publique. Nous mettrons à jour les informations ci-dessus si nécessaire et vous tiendrons informés.

Nous vous remercions de votre soutien.

Salutations,

Tom Van Acker

Directeur général Unifiedpost Group