Qu'est-ce que l'automatisation de l'AP ?

AP a expliqué

Avant de parler des avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs, commençons par nous demander ce que signifie l'expression "comptes fournisseurs".

La comptabilité fournisseurs (communément appelée AP ou Procure-to-Pay) est l'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour les produits ou services reçus. Il s'agit essentiellement d'une dette à court terme, étant donné que les fournisseurs ont probablement effectué cet achat à crédit.

Comme toutes les transactions commerciales, la comptabilité fournisseurs génère une quantité substantielle de documents, tels que des factures, des bons de commande, des marchandises reçues et, dans les pays où elles sont exigées, des factures pro forma. La comptabilité fournisseurs est d'ailleurs le nom donné au service qui gère tous ces documents.

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Pourquoi l'automatisation des PA est-elle judicieuse ?

Le traitement manuel de la documentation AP peut non seulement prendre du temps, mais aussi s'avérer coûteux, puisqu'il représente entre 3 et 15 euros par facture. Pour réduire ce coût global, les entreprises doivent automatiser et réduire les coûts à chaque étape.

Par exemple, le passage de la réception de factures papier à la réception de facturesélectroniques (e-invoicing) peut réduire les coûts de 30 %. Quant au rapprochement automatique des bons de commande et des factures, il permet de réaliser des économies pouvant aller jusqu'à 80 %. Face à de telles économies, la nécessité d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs totalement intégrée est évidente.

L'automatisation permet également de réduire la quantité de documents physiques sur les bureaux et dans les classeurs. En outre, l'automatisation permet d'éviter les erreurs humaines qui peuvent survenir, qu'il s'agisse d'une saisie incorrecte des données, de doublons, de bons de commande ou de factures qui ne concordent pas.

La résolution de ces problèmes entraîne un surcroît de travail et retarde les paiements aux fournisseurs, ce qui, à son tour, peut affecter la trésorerie de l'AP et avoir un impact négatif sur l'indicateur du coût par facture. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet d'éviter ce problème dès le départ, tout en réalisant des économies et en améliorant la gestion de la trésorerie.

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Comment fonctionne l'automatisation des PA ?

En termes simples, l'automatisation des comptes fournisseurs consiste à traiter les factures reçues par votre entreprise dans le cadre d'un flux de travail numérique qui aboutit au paiement de vos fournisseurs.

Dans les grandes lignes, ce flux de travail peut être décomposé en trois étapes :

‍Invoicereceipt‍ (reçu defacture)

Les factures peuvent être reçues par voie électronique (processus connu sous le nom de facturation électronique) ou sur papier. La facturation électronique peut se faire par le biais d'une connexion interentreprises (B2B) ou d'un échange de données informatisées (EDI). Elle peut également être envoyée sous forme de PDF ou par l'intermédiaire d'un portail fournisseur.

Lorsque des factures papier sont reçues, elles doivent être scannées manuellement ou traitées à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Le logiciel OCR convertit l'information en données structurées dans un format électronique approprié.

‍Matchinget workflow

‍Une fois queles données d'une facture ont été saisies ou reçues par voie électronique, elles doivent être mises en correspondance avec le bon de commande et l'entrée de marchandises correspondants - ce que le logiciel d'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs fait automatiquement. Une fois rapprochées, les factures sont approuvées et transmises au système de planification des ressources électroniques (ERP) ou de comptabilité de l'entreprise en vue de leur paiement.

‍Auditet archivage

‍De nombreuxpays exigent des entreprises qu'elles archivent les factures pendant un certain nombre d'années après leur traitement (par exemple, jusqu'à 7 ans au Royaume-Uni) - ce que l'automatisation de la PA peut faire, en toute sécurité. De plus, contrairement au traitement manuel des factures, l'automatisation produit également une piste d'audit numérique complète de toute la documentation.

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Des avantages pour toutes les entreprises

Adapté aux entreprises de toute taille, l'avantage ultime de l'automatisation est qu'elle permet de rationaliser l'ensemble du processus AP, tout en éliminant le risque d'erreur humaine et en réduisant le coût par facture.

En outre, la possibilité de générer des rapports détaillés peut fournir des informations précieuses et permettre aux entreprises d'identifier des tendances. Enfin, la possibilité de traiter et de payer rapidement les factures peut améliorer les relations avec les fournisseurs.

Dans le même temps, le passage à l'automatisation de la PA peut profiter aux employés en réduisant le temps qu'ils consacrent à des tâches monotones et répétitives, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches qui apportent une plus grande valeur ajoutée et ont un impact plus important au sein de leur organisation.

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Vous voulez en savoir plus ?

Compte tenu de tous ces éléments, il est évident que l'automatisation des comptes fournisseurs à l'aide d'une solution telle que les services de comptabilité fournisseurs de Unifiedpost Grouppeut être extrêmement bénéfique pour les entreprises. Collect peut être extrêmement bénéfique pour les entreprises.

Solution innovante pour les processus d'approvisionnement jusqu'au paiement, Collect garantit que les documents ou données de la chaîne d'approvisionnement peuvent être facilement reçus et traités automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent et d'améliorer le moral du personnel et les relations avec les fournisseurs.

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