Pourquoi la facturation électronique n'est pas un PDF ?

Lorsqu'elles entendent parler de facturation électronique, les entreprises pensent souvent qu'il s'agit d'envoyer des factures par courrier électronique. Or, ce n'est pas seulement l'envoi de la facture qui en fait partie, mais aussi la comptabilité, le paiement et l'encaissement électroniques de l'argent. La facturation électronique permet de réaliser d'importantes économies, pour l'expéditeur, mais surtout pour le destinataire. Étant donné que la facturation électronique digitalise la facturation pour l'expéditeur comme pour le destinataire, une facture au format PDF n'est pas considérée comme une facturation électronique.

Lorsqu'il reçoit un PDF, le destinataire doit encore, avec ou sans l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères, introduire manuellement les données dans un système ou les corriger. Dans le cas de la facturation électronique, le destinataire reçoit toutes les données par voie électronique, ce qui peut être automatisé avec ses systèmes comptables. La saisie manuelle n'est plus nécessaire et le contrôle du contenu de la facture peut être automatisé.

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Automatisé

Lorsqu'un expéditeur décide de procéder à une facturation électronique (e-invoicing) au lieu d'envoyer simplement un PDF, l'entrepreneur en retire de nombreux avantages. Tout d'abord, la facturation électronique est comme un courrier recommandé, mais plus rapide. Vous avez toujours la certitude que la facture a été reçue et vous en êtes toujours informé. Étant donné que le délai de paiement commence généralement au moment où la facture est enregistrée, la facture électronique peut raccourcir le délai de paiement de quelques jours.

Sans intervention de la poste, des bureaux de poste ou d'autres services internes, la facture électronique atterrit directement dans le système financier du destinataire. Des rappels peuvent être envoyés automatiquement et des options de paiement peuvent être intégrées dans la facture ou le rappel. Les factures électroniques peuvent être simplement archivées électroniquement, ce qui permet de les retrouver facilement et de les rendre toujours accessibles au sein de l'organisation.

Avec la facturation électronique, vous êtes prêt pour l'avenir. Ce n'est qu'une question de temps avant que les destinataires ne veuillent plus recevoir de factures autrement. Le gouvernement (néerlandais) a même rendu la facturation électronique (et non les PDF) obligatoire à partir du 1er janvier.
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Méthode de facturation électronique

La plupart du temps, les factures papier et les factures PDF envoyées par courrier électronique sont échangées directement entre les deux parties. C'est bien sûr le cas des factures électroniques. Dans ce modèle dit "à deux coins", les deux parties s'entendent sur le format de facture électronique qu'elles utilisent et sur la connexion technique.

Cependant, il existe un grand nombre de formats différents dans le monde de la facturation électronique et cette variété a une fonction. Un format (norme de facturation) reflète souvent les besoins spécifiques d'un secteur ou d'une collaboration. Chaque secteur a son propre processus de commande et de facturation, de sorte qu'un format unique peut même être indésirable.
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Fournisseur de services de facturation

Dans le modèle à trois coins, un prestataire de services de facturation décharge l'expéditeur et le destinataire du processus de facturation. L'expéditeur utilise ses propres normes sectorielles et le prestataire de services de facturation veille à ce que la facture parvienne au destinataire dans le bon format. De préférence par voie électronique, mais le courrier électronique ou postal est également facultatif.

Un autre avantage pour l'expéditeur est qu'il n'y a qu'un seul lien technique à réaliser avec le prestataire de services de facturation. Le prestataire de services de facturation s'occupe des différents liens du côté du destinataire. En traduisant les différents formats, le prestataire de services de facturation s'assure que le destinataire reçoit toutes ses factures par voie électronique de la même manière et que l'authenticité et l'intégrité de la facture sont déterminées de la bonne manière. Les prestataires de services de facturation disposent d'un vaste réseau et concluent des accords avec les (grands) systèmes comptables.

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Simplicité et avantages

En faisant appel à un prestataire de services de facturation, les entreprises peuvent facilement échanger des factures électroniques directement avec de nombreux prestataires de différents secteurs et fournisseurs. Cela nécessite un lien (configuration unique) entre le système comptable et la plateforme du prestataire de services. Les petites entreprises peuvent également utiliser un portail web pour envoyer et recevoir des factures électroniques.

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