De sprong van scholen naar digitalisering: De transformatie van Count-e, ondersteund door Unifiedpost, met digitalisering en optimalisering van betalingen

De uitdaging

Veel scholen werden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen op het gebied van administratieve taken. Het verwerken van facturen was bijzonder problematisch: papieren facturen werden handmatig verwerkt, wat een tijdrovend en foutgevoelig proces is. Daarnaast waren er problemen met het optimaliseren van betalingen, waarbij betalingen van ouders voor schoolrekeningen vaak tot verwarring en fouten leidden, zoals dubbele betalingen. Een ander groot probleem was de noodzaak om contant geld op school te verwijderen, aangezien kinderen vaak contant geld bij zich moesten hebben om schoolbenodigdheden te kopen, wat problemen opleverde op het gebied van veiligheid en beheer.

‍

De oplossing

Unifiedpost leverde Count-e de technologische hulpmiddelen om deze uitdagingen aan te gaan. De oplossingen, op maat van de behoeften van scholen, omvatten digitale facturatie, elektronische schoolfacturen met een betaalknop en een cashless systeem waarmee kinderen hun schoolkaart digitaal kunnen opladen.

Met deze oplossingen kunnen scholen hun factuurverwerking volledig digitaliseren, waardoor handmatige verwerking en invoer tot het verleden behoren. De elektronische schoolfacturen, die via e-mail naar de ouders worden gestuurd, zijn voorzien van een betaalknop. Dit systeem zorgt ervoor dat er slechts één keer per factuur betaald kan worden, waardoor het risico van dubbele betalingen en de verwarring en problemen die daarmee gepaard gaan, geëlimineerd worden.

Het cashless systeem is een andere belangrijke innovatie. Kinderen kunnen hun schoolkaarten digitaal opladen, waardoor het helemaal niet meer nodig is om contant geld mee naar school te nemen. Dit systeem maakt het hele proces van schoolbenodigdheden kopen veiliger en efficiënter, en zorgt ervoor dat scholen geen contant geld meer hoeven te beheren.

‍

"Al 25 jaar ondersteunen wij scholen bij hun financiële processen met onze software Count-e. Er is ook een grote behoefte en interesse bij scholen om te digitaliseren, maar de middelen zijn soms beperkt. Door strategische partnerschappen aan te gaan, willen we inzetten op digitalisering en professionalisering, maar tegen een betaalbare prijs. Door samen te werken met Unifiedpost geven we scholen en schoolbesturen toegang tot technologie die anders buiten hun bereik ligt. Dit is een win-winsituatie voor alle partijen." - Dirk Fannes, CEO van Count-e

‍

De voordelen

De samenwerking tussen Count-e en Unifiedpost heeft al verschillende voordelen opgeleverd:

• Digitalisering: Scholen hebben hun factuurverwerking kunnen stroomlijnen en automatiseren, wat tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen heeft geleid. Het elimineren van handmatige verwerking heeft het risico op fouten verkleind en de efficiëntie van het factureringsproces verbeterd.
• Optimalisatie van betaling: De invoering van elektronische schoolfacturen met een betaalknop heeft het risico van dubbele betalingen en verwarring onder ouders weggenomen. Dit maakt het betalingsproces veel efficiënter en gemakkelijker voor alle betrokkenen.
• Cashloos systeem: Het digitale oplaadsysteem voor schoolkaarten heeft contante transacties op school volledig uitgebannen, waardoor de veiligheid en efficiëntie aanzienlijk zijn verbeterd. Bovendien hoeft er dankzij dit systeem geen contant geld meer beheerd te worden op school, waardoor de administratieve last aanzienlijk verminderd is.

‍

Conclusie

Dankzij de samenwerking tussen Count-e en Unifiedpost kunnen scholen hun administratieve taken nu veel efficiënter beheren. Ze hebben ook een veiligere omgeving voor hun leerlingen kunnen creëren. Door deze belangrijke stappen naar de toekomst te zetten, zijn deze scholen nu beter uitgerust om de uitdagingen van de 21e eeuw aan te gaan.

‍