Kreatos stroomlijnt de facturatie van haar salons met Billtobox

De uitdaging

Tot voor kort werd de facturatie voor salons die door Kreatos werden beheerd of administratief werden gecontroleerd, afgehandeld via een gedeelde mailbox. Salons en leveranciers stuurden hun facturen via e-mail, waarna ze handmatig per bestand werden gesorteerd en handmatig verwerkt. Dit maakte het proces tijdrovend en verhoogde het risico op fouten of ontbrekende documenten. Naarmate het aantal salons groeide, werd het steeds moeilijker om overzicht te houden. Kreatos wilde niet alleen de efficiëntie verbeteren, maar zich ook voorbereiden op de verplichte e-facturatie in 2026.

‍

De oplossing

Kreatos kwam in contact met Billtobox via een indirecte connectie. Het platform was al in gebruik bij een eerder overgenomen salon, en de duidelijke structuur en gebruiksvriendelijkheid spraken meteen aan. Kreatos besloot om alle eigen bestanden in Billtobox te centraliseren.

Alle betrokken salons werden aangesloten op het Peppol-netwerk, waardoor leveranciers hun facturen rechtstreeks in elektronisch formaat kunnen indienen. Deze worden automatisch geleverd aan Billtobox, waar ze centraal gebundeld, vlot goedgekeurd en verwerkt worden. Dankzij de integratie met het interne boekhoudsysteem verloopt het hele proces nu veel sneller en nauwkeuriger.

‍

De voordelen

• Gecentraliseerd en uniform proces: Alle salons die beheerd of administratief ondersteund worden door Kreatos gebruiken nu dezelfde aanpak.
• Automatisering & efficiëntie: Facturen worden digitaal ontvangen, automatisch gelezen en verwerkt.
• Minder fouten & betere follow-up: Geen handmatige sortering meer en een up-to-date overzicht van alle inkomende documenten.
• Toekomstgericht: Klaar voor de Belgische e-factureringsverplichting vanaf 2026.

‍

"Het verlicht echt onze dagelijkse werklast. Alle facturen komen op dezelfde manier binnen, worden automatisch gelezen en geëxporteerd naar onze systemen. Met de aankomende verplichting verwacht ik dat we binnenkort 99% van alle facturen met zekerheid zullen ontvangen." Koen Conings, Kreatos

‍

Conclusie

Met Billtobox digitaliseert Kreatos de volledige facturatiestroom van haar eigen salons en de salons waarvoor zij de administratie beheert. Wat eerst een gefragmenteerd en handmatig proces was, verandert nu in een gecentraliseerd en digitaal proces. De eerste resultaten zijn duidelijk: meer efficiëntie, minder fouten en een veel beter overzicht. Een belangrijke stap naar een toekomstbestendige administratie, klaar voor verplichte e-facturatie in 2026.