De uitzendsector gaat digitaal: Ontdek hoe Unifiedpost en Federgon de papierberg verminderden

De uitdaging

Het gebruik van papieren arbeidscontracten en juridische documenten brengt specifieke uitdagingen met zich mee. Fysieke overdracht kan vertragingen veroorzaken bij het afhandelen van dringende situaties en er bestaat een risico op verlies, beschadiging of onopzettelijke vernietiging van de documenten. Uitzendkrachten moesten ook fysiek naar het kantoor van het uitzendbureau gaan om hun contracten te ondertekenen. Dit was vaak niet haalbaar tussen het moment van de oproep en het begin van de tewerkstelling.

Papieren documenten beheren is moeilijk, vooral gezien het grote volume dat een uitzendkantoor verwerkt. Het delen van papieren contracten met meerdere belanghebbenden is problematisch en vereist het maken en verzenden van kopieën, wat tijdrovend en inefficiënt is. Bovendien is het moeilijk om gelijktijdige samenwerking en bewerking mogelijk te maken, en bij elke wijziging moet het hele proces opnieuw doorlopen worden.

Voor Federgon en haar leden was het noodzakelijk om dit proces te vereenvoudigen en het ondertekeningspercentage te verhogen.

‍

De oplossing

Unifiedpost heeft met Interimsign en AdminBox twee krachtige oplossingen ontwikkeld om deze uitdagingen aan te gaan. Interimsign is een unieke dienst waarmee uitzendkrachten hun contracten online kunnen ondertekenen, via een link die ze via email of sms ontvangen. Ze kunnen hun documenten wettelijk ondertekenen via eID of via een zelfgekozen wachtwoord. Deze methode is eenvoudig en intuïtief en maakt het mogelijk om contracten te ondertekenen, ongeacht waar de uitzendkracht zich bevindt.

AdminBox daarentegen is een centraal platform voor het beheer van contracten en documenten. Uitzendkrachten hebben toegang tot dit platform met een zelfgekozen wachtwoord, waar ze al hun documenten van alle uitzendkantoren kunnen terugvinden, ongeacht op welk kantoor ze werken of gewerkt hebben. Alle documenten worden veilig gearchiveerd en zijn toegankelijk tot vijf jaar na het einde van een opdracht.

‍

"Bij Federgon zijn we verheugd te zien dat er een groeiende trend is van het digitaal afsluiten van contracten op het gebied van uitzendarbeid. Deze ontwikkeling brengt tal van voordelen met zich mee voor alle betrokken partijen, waaronder werknemers, werkgevers en uitzendbureaus. Het gebruik van digitale toepassingen biedt maximale flexibiliteit en minimaliseert de administratieve last, wat een efficiënter en gestroomlijnder proces bevordert. " - Ann Cattelain, CEO van sectorfederatie Federgon

‍

De voordelen

De implementatie van Interimsign en AdminBox heeft verschillende voordelen opgeleverd:

• Efficiëntie: Door de digitalisering en centralisering van contracten en documenten is het beheer van uitzendkrachten veel efficiënter geworden. De tijd en moeite die voorheen nodig waren om documenten fysiek af te drukken, te verzenden en op te slaan, worden nu vrijgemaakt voor andere taken.
• Snelheid en flexibiliteit: Dankzij Interimsign kunnen uitzendkrachten hun contract snel en flexibel ondertekenen, ongeacht hun locatie. Dit heeft de tijd tussen het aanbod van een contract en de start van het dienstverband aanzienlijk verkort.‍
• Toegankelijkheid: Dankzij AdminBox hebben uitzendkrachten nu op elk moment toegang tot al hun documenten en contracten, wat zorgt voor een beter overzicht en meer transparantie.‍
• Milieuvriendelijkheid: Door het gebruik van papier te verminderen, dragen Federgon en haar leden bij aan de milieudoelstellingen en verkleint het zijn koolstofvoetafdruk.

‍

Belangrijkste opmerkingen

• Federgon en Unifiedpost hebben de handen in elkaar geslagen om de uitzendsector te digitaliseren en efficiënter te maken.
• Interimsign en AdminBox zijn twee krachtige online diensten die het beheer van arbeidscontracten en -documenten voor zowel uitzendbureaus als uitzendkrachten sterk hebben verbeterd.
• Interimsign stelt uitzendkrachten in staat om contracten online te ondertekenen, ongeacht hun locatie, waardoor de tijd tussen het aanbod van een contract en de start van het dienstverband aanzienlijk wordt verkort.
• AdminBox is een centraal platform voor het beheer van contracten en documenten, zodat uitzendkrachten altijd toegang hebben tot al hun documenten en contracten, ongeacht op welk kantoor ze werken of gewerkt hebben. Dit zorgt voor een beter overzicht en meer transparantie.

‍

Conclusie

Met de implementatie van AdminBox en Interimsign heeft Federgon een cruciale stap gezet in de richting van volledige digitalisering. Het heeft een efficiënt, veilig en gebruiksvriendelijk systeem gecreëerd voor het beheren van uitzendcontracten en documenten. Dit heeft niet alleen de administratieve last voor uitzendbureaus verminderd, maar ook de ervaring voor uitzendkrachten verbeterd.

‍