De basis van elektronische handtekeningen voor grote corporates: Een introductie tot SES, AES en QES

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening, ook wel e-handtekening genoemd, is de digitale tegenhanger van een handgeschreven handtekening. Het bestaat uit elektronische gegevens die de ondertekenaar gebruikt om een document of transactie elektronisch te ondertekenen. Het belangrijkste voordeel is de mogelijkheid om efficiënt en snel documenten te ondertekenen zonder de noodzaak van printen, handmatig paraferen, inscannen of fysieke verzending.

‍

Waar moet een digitale handtekening aan voldoen?

Een digitale handtekening moet voldoen aan bepaalde voorwaarden om als geldig en rechtsgeldig te worden beschouwd, vooral in de zakelijke wereld van grote corporates:

• Authenticiteit: De handtekening moet de identiteit van de ondertekenaar nauwkeurig weergeven.
• Integriteit: De handtekening moet garanderen dat het ondertekende document niet is gewijzigd sinds de ondertekening.
• Uniciteit: De handtekening moet uniek zijn voor de ondertekenaar en niet gemakkelijk te reproduceren.
• Controleerbaarheid: Het moet mogelijk zijn om de geldigheid van de handtekening te verifiëren.

‍

SES, AES, QES - Wat betekenen deze termen?

In de wereld van elektronische handtekeningen worden verschillende termen gebruikt om de verschillende niveaus van handtekeningen aan te duiden, en grote corporates hebben specifieke eisen:

• ‍SES(Standaard Elektronische Handtekening): Dit is de eenvoudigste vorm van een elektronische handtekening, waarbij de ondertekenaar bijvoorbeeld een document accepteert door op een knop te klikken. Het heeft nog steeds juridische waarde, maar grote organisaties kunnen geavanceerdere opties nodig hebben.
• ‍AES(geavanceerde elektronische handtekening): Een geavanceerde elektronische handtekening biedt hogere niveaus van garanties, zoals identiteitsverificatie en traceerbaarheid van wijzigingen in het document. Dit type handtekening wordt vaak gebruikt voor juridische documenten en is relevant voor grootschalige corporates.
• Qualified Electronic Signature (gekwalificeerde elektronische handtekening): Dit is het hoogste niveau van een elektronische handtekening, vereist specifieke hardware of software en wordt geleverd met een gekwalificeerd certificaat. Het heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening en is geschikt voor bedrijven met strikte compliance-eisen.

‍

Hoe maak je een digitale handtekening aan?

Het proces van het creëren van een digitale handtekening kan variëren, afhankelijk van de tools en software die grote corporates gebruiken. Over het algemeen omvat het proces het uploaden van het te ondertekenen document, het aanduiden van de partijen die moeten ondertekenen, het selecteren van het gewenste handtekeningstype (SES, AES of QES), en ten slotte het verzenden van het document. Zodra alle partijen hebben ondertekend, ontvang je een bevestiging en wordt het document als "Getekend" gemarkeerd.

‍

Regelgeving voor digitale handtekening 

In de Europese Unie is sinds 2014 Verordening (EU) nr. 910/2014 van kracht, bekend als "eIDAS". Deze verordening regelt elektronische identificatiemiddelen en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties. eIDAS stelt een gemeenschappelijk kader vast voor veilige elektronische transacties binnen de EU en erkent elektronische handtekeningen als geldig, mits ze aan specifieke criteria voldoen. Naleving van deze verordening is van cruciaal belang voor grote bedrijven, vooral wanneer ze te maken hebben met uitgebreide documentverwerking.

‍

Efficiëntie en veiligheid met elektronische handtekeningen voor grote corporates

Elektronische handtekeningen bieden grote corporates een efficiënte en veilige manier om documenten te ondertekenen en transacties uit te voeren zonder de noodzaak van fysieke aanwezigheid. Het begrip van verschillende handtekeningstypen en toepasselijke regelgeving is essentieel voor effectief gebruik in de moderne zakelijke wereld. Met de juiste kennis en tools kunnen elektronische handtekeningen bedrijfsprocessen versnellen en vereenvoudigen, terwijl ze toch juridische geldigheid behouden. Ontdek meer over de mogelijkheden van elektronische handtekeningen op onze pagina. Unifiedpost, erkend als Trusted Service Provider voor eIDAS, is de intelligente oplossing voor het probleemloos elektronisch ondertekenen en afleveren van documenten voor grote bedrijven.