Le secteur du recrutement passe au numérique : Découvrez comment Unifiedpost et Federgon ont réduit la pile de papier

Le défi

L'utilisation de contrats de travail et de documents juridiques sur papier pose des problèmes spécifiques. La transmission physique peut entraîner des retards dans le traitement des situations urgentes et il existe un risque de perdre, d'endommager ou de détruire les documents par inadvertance. Les travailleurs temporaires devaient également se rendre physiquement au bureau de l'agence pour signer leur contrat. Cela n'était souvent pas possible entre le moment de l'appel et le début de l'emploi.

La gestion des documents papier est difficile, surtout si l'on considère le volume important de documents traités par une agence d'intérim. Le partage des contrats papier avec plusieurs parties prenantes est problématique et nécessite de faire et d'envoyer des copies, ce qui prend du temps et est inefficace. En outre, il est difficile de permettre la collaboration et l'édition simultanées, et toute modification implique de recommencer l'ensemble du processus.

Pour Federgon et ses membres, il était nécessaire de trouver un moyen de rationaliser et de numériser ce processus afin d'en accroître l'efficacité et de réduire le taux d'erreur.

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La solution

Unifiedpost a développé deux solutions puissantes qui répondent à ces défis avec Interimsign et AdminBox. Interimsign est un service unique qui permet aux intérimaires de signer leurs contrats en ligne, via un lien qu'ils reçoivent par SMS. Cette méthode est simple et intuitive, ce qui permet de signer les contrats où que se trouve le travailleur intérimaire.

AdminBox, quant à lui, est une plateforme centrale de gestion des contrats et des documents. Les travailleurs intérimaires peuvent accéder à cette plateforme à l'aide d'un mot de passe qu'ils choisissent eux-mêmes. Ils y trouvent tous les documents de tous les bureaux temporaires, quel que soit le bureau dans lequel ils travaillent ou ont travaillé. Tous les documents sont archivés en toute sécurité et accessibles jusqu'à cinq ans après la fin d'une mission temporaire.

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"Chez Federgon, nous sommes heureux de constater une tendance croissante à la conclusion de contrats numériques dans le domaine du travail temporaire. Cette évolution présente de nombreux avantages pour toutes les parties concernées, y compris les employés, les employeurs et les agences de travail temporaire. L'adoption d'applications numériques offre une flexibilité maximale et minimise la charge administrative, favorisant un processus plus efficace et rationalisé. "Ann Cattelain, PDG de la fédération sectorielle Federgon

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Les avantages

La mise en œuvre d'Interimsign et d'AdminBox a apporté plusieurs avantages :

• Efficacité : La numérisation et la centralisation des contrats et des documents ont considérablement accru l'efficacité de la gestion du personnel des agences. Le temps et les efforts consacrés auparavant à l'impression, à l'envoi et au stockage des documents sont désormais consacrés à d'autres tâches.‍
• Rapidité et flexibilité : Interimsign permet aux travailleurs temporaires de signer leur contrat rapidement et de manière flexible, quel que soit leur lieu de travail. Cela a permis de réduire considérablement le délai entre l'offre d'un contrat et le début de l'emploi.‍
• Accessibilité : Grâce à AdminBox, les intérimaires peuvent désormais accéder à tout moment à l'ensemble de leurs documents et contrats, ce qui leur offre une meilleure vue d'ensemble et une plus grande transparence.‍
• Respect de l'environnement : En réduisant l'utilisation du papier, Federgon contribue à la réalisation des objectifs environnementaux et réduit son empreinte carbone.

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Principaux enseignements

• Federgon et Unifiedpost se sont associés pour numériser le secteur du recrutement et accroître l'efficacité.
• Interimsign et AdminBox sont deux puissants services en ligne qui ont grandement amélioré la gestion des contrats de travail et des documents pour les agences d'emploi et les travailleurs temporaires.
• Interimsign permet aux travailleurs temporaires de signer des contrats en ligne, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, ce qui réduit considérablement le délai entre l'offre d'un contrat et le début de l'emploi.
• AdminBox est une plateforme centrale de gestion des contrats et des documents, qui permet aux intérimaires d'avoir toujours accès à l'ensemble de leurs documents et contrats, quel que soit le bureau où ils travaillent ou ont travaillé. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure vue d'ensemble et d'une plus grande transparence.

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Conclusion

En mettant en œuvre AdminBox et Interimsign, Federgon a franchi une étape cruciale vers la numérisation complète. Il a créé un système efficace, sécurisé et convivial pour gérer les contrats et les documents des agences. Cela a permis non seulement de réduire la charge administrative des agences de recrutement, mais aussi d'améliorer l'expérience des travailleurs temporaires.

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