Kreatos rationalise la facturation de ses salons avec Billtobox

Le défi

Jusqu'à présent, la facturation des salons gérés ou suivis administrativement par Kreatos se faisait par l'intermédiaire d'une boîte aux lettres partagée. Les salons et les fournisseurs envoyaient leurs factures par courrier électronique, après quoi elles étaient triées manuellement par dossier et traitées manuellement. Cela prenait beaucoup de temps et augmentait le risque d'erreurs ou de documents manquants. Au fur et à mesure que le nombre de salons augmentait, il devenait de plus en plus difficile de garder le contrôle. Kreatos souhaitait non seulement améliorer son efficacité, mais aussi se préparer à l'obligation de facturation électronique en 2026.

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La solution

Kreatos est entré en contact avec Billtobox par le biais d'une connexion indirecte. La plateforme était déjà utilisée dans un salon acquis précédemment, et sa structure claire et sa convivialité ont immédiatement séduit. Kreatos a décidé de centraliser tous ses dossiers dans Billtobox.

Tous les salons concernés ont été connectés au réseau Peppol, ce qui permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures directement sous forme électronique. Celles-ci sont automatiquement transmises à Billtobox, où elles sont regroupées de manière centralisée, approuvées en douceur et traitées. Grâce à l'intégration avec le système comptable interne, l'ensemble du processus est désormais beaucoup plus rapide et précis.

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Les avantages

• Processus centralisé et uniforme : Tous les salons gérés ou soutenus administrativement par Kreatos utilisent désormais la même approche.
• Automatisation et efficacité : Les factures sont reçues sous forme numérique, lues et traitées automatiquement.
• Moins d'erreurs et un meilleur suivi : plus de tri manuel et une vue d'ensemble actualisée de tous les documents entrants.
• Orienté vers l'avenir : Prêt pour l'obligation belge de facturation électronique à partir de 2026.

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"Il facilite vraiment notre charge de travail quotidienne. Toutes les factures arrivent de la même manière, sont automatiquement lues et exportées vers nos systèmes. Avec l'obligation à venir, je m'attends à ce que nous recevions bientôt 99% de toutes les factures avec certitude." Koen Conings, Kreatos

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Conclusion

Avec Billtobox Kreatos numérise l'ensemble du flux de facturation de ses propres salons et des salons dont il gère l'administration. Ce qui était auparavant un processus fragmenté et manuel évolue désormais vers un processus centralisé et numérique. Les premiers résultats sont clairs : plus d'efficacité, moins d'erreurs et une bien meilleure vue d'ensemble. Une étape importante vers une administration à l'épreuve du temps, prête pour la facturation électronique obligatoire en 2026.