Dématérialisation du traitement des factures pour MSC Belgique
MSC, la Mediterranean Shipping Company, est le leader mondial incontesté de la manutention et du transport de conteneurs. Reconnue pour son expertise et ses capacités inégalées, MSC relie de manière transparente les communautés, les clients et les partenaires commerciaux internationaux dans le monde entier grâce à ses solutions complètes de transport et de logistique. L'engagement inébranlable de MSC à forger des partenariats durables avec des clients de toutes tailles est évident dans son réseau étendu de plus de 500 bureaux. Cette présence étendue garantit la fourniture d'un service véritablement mondial avec une approche locale, MSC s'efforçant de fournir des solutions sur mesure et un soutien personnalisé à sa clientèle estimée.
Le défi
MSC Belgium NV a été confrontée à des défis importants en raison d'un volume élevé de conteneurs, ce qui a entraîné un grand nombre de factures (environ 550 000 par an) et une paperasserie importante. Le traitement manuel des factures prenait beaucoup de temps et était sujet à des erreurs. En outre, la nécessité de gérer et de stocker des documents physiques entraînait des complexités logistiques et des coûts supplémentaires. Pour relever ces défis, MSC Belgium NV a reconnu l'importance de numériser ses flux de traitement des factures afin d'améliorer l'efficacité et le service à la clientèle.
La solution
Unifiedpost a proposé à MSC Belgium NV une solution de numérisation complète pour relever leurs défis. MSC Belgium NV, pionnière dans l'adoption de pratiques avancées, a adopté l'utilisation du XML en plus du PDF pour l'envoi des factures. Cette adoption de technologies modernes a permis à MSC Belgium NV de rationaliser ses flux de traitement de factures et de s'engager sur la voie de la transformation numérique.
Dans le cadre de la solution, les clients de MSC Belgium NV ont bénéficié d'un accès pratique à leurs factures via UP presentment, un portail dédié. En outre, MSC Belgium NV a choisi d'implémenter la solution d'archivage électronique d'Unifiedpost, permettant la numérisation de leurs documents et factures papier. Cette approche globale a permis à MSC Belgium NV de stocker, gérer et récupérer ses documents électroniques de manière sûre et efficace.
En combinant la facturation électronique, des formats de données avancés tels que XML et la solution d'archivage électronique, MSC Belgium NV a réalisé des améliorations significatives en termes d'efficacité, de réduction des coûts et de satisfaction de la clientèle. Les clients avaient la possibilité d'accéder aux factures via le portail de présentation d'Unifiedpost ou de les envoyer par l'intermédiaire de réseaux de confiance tels que Peppol, ce qui garantissait une communication et un échange de documents sans faille.
"En adoptant la transformation numérique et la solution de numérisation complète d'Unifiedpost, MSC a réalisé des économies substantielles, amélioré son efficacité et renforcé la satisfaction de ses clients. Notre passage à la facturation électronique et au stockage électronique des documents a permis de réaliser d'importantes économies de papier et d'éliminer la nécessité de louer des installations de stockage. Grâce à cette collaboration, nous avons rationalisé les opérations, réduit les coûts et fourni un service véritablement mondial avec une touche locale". - Patrick van Dessel, directeur financier de MSC Belgique
Les avantages
En adoptant notre solution de numérisation, MSC Belgium NV a bénéficié de nombreux avantages.
Tout d'abord, le passage à la facturation électronique a permis de réduire considérablement les coûts liés à l'utilisation du papier et au stockage des documents. L'entreprise n'a plus besoin d'imprimer de grandes quantités de factures, ce qui a permis d'économiser des kilomètres de papier par an. En outre, MSC Belgium NV n'a plus eu besoin de louer des salles pour stocker les documents entrants, ce qui a permis de réaliser des économies substantielles en termes de coûts d'installations.
En outre, les efforts de numérisation ont apporté une valeur ajoutée aux clients de MSC Belgium NV. La disponibilité des factures au format électronique via le portail ou des concurrents de confiance a amélioré la commodité et l'accessibilité pour les clients. MSC Belgium NV a gagné en efficacité et en précision dans le traitement de ses factures, ce qui a permis d'améliorer la satisfaction des clients et de rationaliser les opérations. En moyenne, la société envoie environ 46 000 factures par mois, ce qui souligne l'ampleur des avantages obtenus.
Chiffres clés
- Réduction des coûts des installations grâce à l'élimination de la location de salles d'entreprise
- Volume mensuel de factures : 46 000 factures
Conclusion
MSC Belgium NV, le leader mondial de la manutention et de l'expédition de conteneurs, a dû faire face à un volume important de factures et de documents. Unifiedpost a proposé une solution de numérisation complète, comprenant la facturation électronique et le stockage des documents. Cette solution a permis de réaliser d'importantes économies, d'améliorer l'efficacité et de renforcer la satisfaction des clients. MSC Belgium NV envoie désormais plus de 40 000 factures mensuelles par voie numérique, ce qui permet d'économiser des kilomètres de papier chaque année et d'éliminer la nécessité de louer des installations de stockage. La collaboration entre MSC Belgium NV et Unifiedpost a permis de rationaliser les opérations et d'adopter la transformation numérique.
Faites-nous part des besoins de votre entreprise et nous trouverons la solution idéale.
Contactez-nous