Comment fonctionne la facturation électronique ?

Avant d'entrer dans les détails de la facturation électronique, il est important de comprendre ce qu'est exactement la facturation électronique.

La facturation électronique (ou "e-invoicing") est l'échange électronique d'un document de facturation entre un fournisseur et un acheteur. Lorsqu'elle est envoyée et reçue dans un format électronique structuré, la facture peut être traitée automatiquement sans qu'il soit nécessaire de recourir à la paperasserie traditionnelle.
La facturation électronique est aujourd'hui une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles dans le monde entier et n'a cessé de se développer au cours des 30 dernières années. Pour en savoir plus sur la facturation électronique , consultez notre blog. 

Si le concept est largement le même dans le monde entier, les exigences légales diffèrent d'un pays à l'autre. Qu'il s'agisse des formats, des procédures ou des règles locales en matière de facturation électronique. De nombreux pays ont commencé à déterminer leur propre format et leurs propres structures en fonction de leurs règles. tax compliance règles. Nombre d'entre eux mettent en place des processus obligatoires afin de combler leur "déficit de TVA" et d'améliorer leur situation globale tax compliance. Pour en savoir plus sur le lien entre tax compliance et la facturation électronique et sur ce que l'on entend par "VAT gap", cliquez ici.

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Normes de facturation électronique

De nombreux pays et réseaux ont leur propre norme de facturation électronique :

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Norme européenne 

La Commission européenne et les membres de l'UE ont introduit une norme européenne pour la facturation électronique concernant les transactions B2G (Business-to-Government) et G2G (Government-to-Government). Cette norme est décrite dans le cadre de la directive européenne 2014/55/UE.

La norme européenne est un modèle de données sémantique qui énumère les éléments nécessaires qu'une facture électronique doit inclure pour être conforme à la législation et à la fiscalité. Ce modèle de données est neutre sur le plan technologique et peut être utilisé avec deux formats XML - UBL et CII. Pour en savoir plus, cliquez ici.

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Norme Peppol

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) est un réseau international qui permet aux entreprises d'échanger des documents et des données en toute sécurité avec d'autres utilisateurs enregistrés. Les entreprises rejoignent le réseau Peppol par l'intermédiaire d'un point d'accès et toutes les factures électroniques sont traitées dans le cadre de Peppol. Il existe actuellement environ 200 fournisseurs de points d'accès certifiés dans le monde. Pour en savoir plus sur Peppol , consultez notre article de blog.

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Norme EDIFACT

EDIFACT est l'abréviation de "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport" (échange de données informatisées pour l'administration, le commerce et le transport). Il s'agit d'un ensemble de règles conçues en 1986 pour l'échange électronique de données entre deux ou plusieurs partenaires commerciaux par le biais de l'EDI. Mais le processus peut varier en fonction de la configuration de chaque entreprise.

EDIFACT a été défini par les Nations unies et est largement utilisé en Europe. La norme définit le type d'adresse, le format et l'infrastructure nécessaires à une facturation électronique conforme. 

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Normes nationales

Certains pays disposent de normes spécifiques conçues pour répondre à leurs propres besoins. En Italie, par exemple, il s'agit de FatturaPA, un format de facturation XML.

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Les trois volets de la facturation électronique

Pour que la facturation électronique fonctionne, trois éléments clés sont nécessaires :

1. Adresses de facturation électronique

Tout d'abord, toutes les parties impliquées dans la facturation électronique doivent avoir leur propre adresse de facturation électronique. Cette adresse peut varier en fonction du pays et du fournisseur de services. Il peut s'agir d'une adresse électronique standard ou d'un numéro d'identification.

2. Formats

Les formats de facturation électronique sont souvent déterminés par chaque pays. Un format européen commun est le format XML, adapté par chaque pays pour inclure des informations spécifiques à chaque pays, telles que : 

   
• Numéro de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) - un numéro unique qui est différent pour chaque pays.  
   
• Numéro global de localisation (GLN) - un numéro à 13 chiffres unique au niveau mondial.
   
• Système de numérotation universel des données (DUNS) - numéro à 9 chiffres délivré par Dun & Bradstreet.

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3. L'infrastructure

Il existe généralement trois types d'infrastructures utilisées pour l'échange de factures électroniques :

   
• Modèle à deux coins - modèle simple, P2P (peer-to-peer) dans lequel le fournisseur et l'acheteur échangent des documents électroniques à l'aide de fichiers EDI ou XML.
   
• Modèle à trois coins - le fournisseur et l'acheteur utilisent le même service tiers pour échanger des documents. Le fournisseur tiers peut utiliser le cloud ou un logiciel de facturation électronique.
   
• Modèle à quatre coins : le fournisseur et l'acheteur font appel à des prestataires différents pour traiter leurs documents électroniques. Dans ce cas, les deux prestataires de services collaborent pour effectuer le transfert par l'intermédiaire d'un réseau international qui relie les entreprises et les organisations.

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Le parcours de la facture électronique

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1. Une facture électronique est créée à l'aide d'un système ERP, d'un fournisseur de services de facturation électronique ou d'un formulaire manuel en ligne. Le nombre de factures déterminera le processus choisi par l'entreprise.
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2. Des informations sont ajoutées, généralement les mêmes que celles figurant sur les factures papier classiques. Toutefois, une administration fiscale ou un fournisseur peut avoir besoin d'informations supplémentaires et personnalisées conformes à leurs règles.
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3. La facture est ensuite convertie dans le format requis par le destinataire. Les clients et les autorités fiscales utilisent des formats différents. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur de services de facturation électronique qui convertit votre facture électronique dans le format souhaité par le destinataire. La facture est ensuite distribuée via le site channel choisi par le destinataire. Par exemple, directement dans son système ERP, via un portail gouvernemental ou même en l'imprimant et en la postant.

Choisir le bon fournisseur de services de facturation électronique

En l'absence d'un format unique de facturation électronique, il est préférable de choisir un fournisseur de services de facturation électronique qui convertit automatiquement les données et prend en charge tous les formats. Un fournisseur de confiance devrait se connecter à des réseaux internationaux pour garantir tax compliance dans de nombreux pays appliquant des normes différentes.

Des services tels que la création de modèles de factures, les boutons de paiement numérique et les signatures électroniques peuvent apporter une valeur ajoutée. Un fournisseur qui dispose également d'une solution de réception, comme Unifiedpost Group, peut simplifier encore davantage les processus de comptabilité fournisseurs (AP) et de comptabilité clients (AR). Collectpeut simplifier encore davantage les processus de comptabilité fournisseurs (AP) et de comptabilité clients (AR).

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Comment nos solutions peuvent faire la différence

Unifiedpost GroupLes solutions de facturation électronique d'e-invoicing simplifient le processus, quelle que soit la taille du client.

Notre Collect et Channel sont conçues pour les moyennes et grandes entreprises qui ont besoin d'une solution rapide et automatisée pour convertir leurs documents et leurs données dans n'importe quel format. Conformes à la législation fiscale de plus de 60 pays, nos solutions se connectent aux réseaux internationaux et offrent de nombreux avantages. Pour les micro-entreprises, Billtobox est une solution simple et rapide qui permet de gérer les factures, la facturation et les paiements en un seul endroit.

Pour un aperçu, jetez un coup d'œil à notre solution de facturation électronique et trouvez la meilleure solution pour les besoins de votre entreprise.