Qu'est-ce que l'automatisation de la RA ?

Parfois connue sous le nom de processus "de la commande à l'encaissement", cette procédure courante mais nécessaire peut être numérisée, en convertissant les processus manuels qui prennent du temps en échanges électroniques de documents et de données.

En termes simples, la technologie qui sous-tend l'automatisation de la RA simplifie le travail quotidien. Elle est bénéfique pour la facturation électronique, par exemple, car elle accélère le processus de paiement en convertissant les commandes de vente en factures électroniques dès que les commandes sont exécutées.

En outre, les systèmes financiers des fournisseurs sont connectés à un réseau d'entreprise, ce qui permet à une société d'envoyer instantanément des factures par voie électronique. Dans le cadre de ce processus, le logiciel vérifie automatiquement l'exactitude des informations et des chiffres contenus dans les documents, ce qui contribue au respect des exigences en matière de conformité. Il augmente également les chances d'approbation instantanée des factures en réduisant le nombre d'erreurs.

L'automatisation utile se poursuit avec les calendriers de facturation et la gestion des paiements. La facturation par abonnement garantit que les clients reçoivent rapidement leurs factures et la gestion automatisée des paiements permet de faire correspondre les paiements des clients aux factures en cours. Cela permet aux entreprises d'éviter le processus de réconciliation.

Enfin, en ce qui concerne le recouvrement, des rappels de paiement automatisés peuvent être programmés pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps. Dans l'ensemble, cela aide les entreprises à réduire les tâches manuelles liées aux comptes clients.

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Avantages de l'automatisation de la RA pour les entreprises

Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de l'automatisation des comptes clients. En particulier, elle peut aider les moyennes et grandes entreprises à simplifier leur processus de passage de la commande à l'encaissement, ce qui permet aux employés de gagner du temps.

Les principaux avantages sont les suivants :

   
• Rapidité - Tout d'abord, un système rationalisé permet d'accélérer les flux de trésorerie. Les fournisseurs sont connectés à un réseau d'entreprises et le logiciel intégré vérifie automatiquement que les documents contiennent les informations correctes. Une fois qu'une facture est soumise dans le format souhaité, elle peut être traitée instantanément, traduite et validée, prête à être payée immédiatement par les clients. Cela permet d'éviter les retards liés à un traitement manuel.
   
• Vision - Lors de la gestion manuelle des comptes clients, les entreprises peuvent être submergées par des données provenant de sources multiples. L'automatisation de la gestion des comptes clients permet de collecter des informations et d'analyser les données à l'aide d'outils de reporting et de tableaux de bord intégrés au logiciel. Des éléments tels que la visibilité du moment où un client a reçu, ouvert et consulté une facture sont utiles pour les entreprises et n'étaient pas possibles auparavant. La centralisation des données permet d'avoir une vision globale de l'ensemble du processus de traitement des factures.
   
• Gain de temps / rentabilité - L'automatisation du traitement des factures se traduit par une plus grande efficacité du service de traitement des factures, car elle permet de gagner du temps sur des tâches manuelles et répétitives. Le personnel n'a plus besoin de saisir manuellement des données ou de créer des factures. Des éléments tels que les rappels de paiement automatiques et les e-mails de recouvrement peuvent être mis en place, ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire de courir après les paiements. Le personnel chargé de la gestion des comptes clients peut ainsi se concentrer sur les prévisions de trésorerie et les activités financièrement lucratives qui apportent une valeur ajoutée à l'entreprise. L'utilisation de la technologie signifie également que les comptes clients peuvent être gérés plus étroitement, ce qui réduit le temps de suivi nécessaire au personnel.
   
• Réduction de l'erreur humaine - L'erreur humaine est également éradiquée. Le logiciel élimine les erreurs simples qui peuvent coûter du temps et de l'argent. Les équipes n'ont plus besoin de saisir manuellement les données, ce qui peut entraîner des erreurs, car l'automatisation de la RA s'en charge. En outre, les exigences devenant plus complexes, la mise en place d'un système automatisé permet aux entreprises d'envisager l'avenir avec confiance.

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Globalement, les entreprises passent des processus manuels à l'automatisation des comptes clients en raison des avantages substantiels qu'elle offre. Le rapport 2022 Accounts Receivable Automation de Quadintel prévoit que le marché européen de l'automatisation des comptes clients connaîtra un taux de croissance annuel moyen de 12,6 % entre 2022 et 2028.

Le rapport aborde les défis de la facturation et l'importance de recevoir les paiements à temps. Une distribution inefficace et le non-respect des critères de facturation des clients ont été mis en évidence comme des problèmes qui accaparent le temps du personnel chargé de la comptabilité clients. L'automatisation de la gestion des comptes clients est considérée comme une solution, car ces éléments peuvent nuire à la trésorerie d'une entreprise.

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Vous voulez en savoir plus ?

L'adoption de l'automatisation de la RA est judicieuse pour les entreprises qui souhaitent assurer l'avenir de leurs activités.

En combinant cela avec l'automatisation des comptes fournisseurs(AP), une entreprise peut créer une chaîne d'approvisionnement entièrement numérique. Vous pouvez lire les avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs dans notre récent article.

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