De juridische waarde van e-facturen: wat u moet weten.

De evolutie van e-facturatie in België

Sinds 1 januari 2013 hebben Belgische btw-plichtige bedrijven de mogelijkheid om elektronische facturen uit te reiken, op voorwaarde dat hun handelspartners hiermee akkoord gaan. Deze flexibiliteit heeft bedrijven in staat gesteld om hun factureringsprocessen te stroomlijnen, maar tot nu toe bleef het een optionele praktijk tussen particuliere bedrijven.

De federale wet inzake overheidsopdrachten van 7 april 2019 zet de EU-richtlijn 2014/55/EU om, die overheidsdiensten verplicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese norm inzake e-facturatie (EN). Naast de omzetting van EU-richtlijn 2014/55/EU heeft het Belgische Parlement het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 uitgevaardigd, dat nieuwe vereisten vastlegt voor e-facturatie in België in de publieke sector. De procedures hebben betrekking op de verplichting van e-facturatie voor ondernemers in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten.

Er ligt echter een belangrijkere verandering in het verschiet die gevolgen heeft voor het bedrijfsleven. Vanaf 1 januari 2026 zal het uitreiken van gestructureerde e-facturen verplicht worden voor BTW-geregistreerde bedrijven in België voor B2B-transacties. Deze belangrijke verschuiving maakt deel uit van een bredere inspanning om de efficiëntie en transparantie van zakelijke transacties te verbeteren.

‍

E-facturen vs. papieren facturen: Gelijkwaardig sinds 2013

Een van de belangrijkste aspecten van deze overgang is de juridische gelijkwaardigheid tussen e-facturen en traditionele papieren facturen. Sinds 2013 hebben elektronische facturen dezelfde juridische waarde als hun papieren tegenhangers. Dit betekent dat bedrijven e-facturen met hetzelfde vertrouwen en dezelfde veiligheid kunnen aanmaken, verzenden, ontvangen en archiveren als fysieke documenten.

‍

Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van een factuur

Bij het uitgeven van elektronische facturen is het essentieel om de integriteit, authenticiteit, leesbaarheid en het controletract ervan te behouden om de naleving van de Belgische btw-regelgeving te garanderen.

• Integriteit verwijst naar de inhoud van de factuur die ongewijzigd blijft vanaf het moment dat deze wordt uitgegeven tot het einde van de bewaarperiode.
• Authenticiteit zorgt ervoor dat de identiteit van de verzender verifieerbaar is, vaak door middel van geavanceerde elektronische handtekeningen of veilige overdrachtsmethoden.
• Voor de leesbaarheid is het nodig dat facturen gedurende de hele opslagperiode leesbaar blijven, zodat alle benodigde informatie gemakkelijk toegankelijk is.

Tot slot moet er een robuust controlespoor worden bijgehouden, zodat de factuur van aanmaak tot archivering kan worden getraceerd en alle processen met betrekking tot de factuur indien nodig kunnen worden nagekeken en geverifieerd. Deze elementen zijn cruciaal voor de betrouwbaarheid en rechtsgeldigheid van e-facturen, en helpen fraude en fouten bij elektronische transacties te voorkomen.

‍

Wat verandert er in 2026?

Het nieuwe wettelijke kader, ingevoerd door de wet van 6 februari 2024, tilt e-facturatie naar een hoger niveau. Vanaf 1 januari 2026 zullen btw-plichtige bedrijven in België verplicht zijn om gestructureerde e-facturen uit te geven voor alle binnenlandse transacties. Dit mandaat is afhankelijk van de goedkeuring door de Europese Commissie van het Belgische derogatieverzoek.

De overstap naar gestructureerde e-facturatie is bedoeld om de geautomatiseerde en elektronische verwerking van facturen te vergemakkelijken, waardoor transacties efficiënter verlopen en minder vatbaar zijn voor fouten.

Vanaf 1 januari 2026 zijn btw-plichtige bedrijven met een btw-registratie en -vestiging in België verplicht om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen en te verzenden, zodat er geen ruimte meer is om ze te weigeren.

Zelfs als een bedrijf volgens de nationale regelgeving niet verplicht is om facturen uit te reiken, moet het de nodige maatregelen nemen om elektronische facturen te verwerken en te vereffenen. De verplichting heeft betrekking op binnenlandse B2B-transacties die worden uitgereikt onder de Belgische BTW-wetgeving. Grensoverschrijdende transacties vallen buiten het toepassingsgebied.

‍

Wie moet hieraan voldoen?

De gestructureerde e-factureringsverplichting zal breed van toepassing zijn. Er zijn zelfs enkele specifieke categorieën bedrijven die op gelijke wijze aan dit nieuwe regime zullen moeten voldoen:

• Kleine bedrijven: Degenen die profiteren van de speciale regeling krachtens artikel 56bis van het btw-wetboek (vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen).
• Agrarische ondernemers: Die onder de regeling van artikel 57 van het BTW-wetboek vallen.

‍

Wie is vrijgesteld?

Ondanks de ingrijpende veranderingen zijn er bepaalde uitzonderingen:

• Bedrijven met een forfaitaire belastinggrondslag: Bedrijven die onder de speciale regeling van artikel 56 van de BTW-wet vallen.
• Failliete bedrijven: Met betrekking tot activiteiten waarvoor zij failliet zijn verklaard.
• Vrijgestelde handelingen: Bedrijven die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten krachtens artikel 44 van het btw-wetboek zijn ook vrijgesteld, aangezien ze voor deze activiteiten geen papieren facturen hoefden uit te reiken.

‍

De rol van Peppol

Om de overgang te vergemakkelijken, heeft de overheid het gebruik van het Peppol-netwerk geïntroduceerd. Verbinding maken via Peppol biedt interoperabiliteitsvoordelen, waardoor bilaterale overeenkomsten tussen deelnemers niet meer nodig zijn en iedereen een gemeenschappelijke standaard krijgt. Het netwerk is al actief in het land als primaire leveringsmethode in de Business-to-Government (B2G) e-factureringsverplichtingen.

‍

Wat betekent dit voor bedrijven?

Hoewel de overstap naar gestructureerde e-facturatie een extra investering betekent, belooft het ook aanzienlijke voordelen. Geautomatiseerde verwerking kan fouten verminderen, transacties versnellen en de algehele efficiëntie verbeteren. Nu de deadline van 2026 nadert, is het cruciaal dat bedrijven zich beginnen voor te bereiden op dit nieuwe factureringstijdperk.

De overgang naar verplichte e-facturatie betekent een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van bedrijfsprocessen in België. Door de wettelijke waarde van e-facturen te begrijpen en zich voor te bereiden op de komende veranderingen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze compliant blijven en ten volle profiteren van de voordelen die digitale facturatie biedt.

‍

Conclusie

De overgang naar verplichte e-facturatie in België is een belangrijke mijlpaal in de digitalisering van bedrijfsprocessen. Tegen 1 januari 2026 zullen alle btw-plichtige bedrijven in België verplicht zijn om gestructureerde e-facturen uit te reiken voor binnenlandse B2B-transacties, waardoor facturatie efficiënter, transparanter en veiliger wordt. Als u deze veranderingen begrijpt en u van tevoren voorbereidt, kunt u ervoor zorgen dat bedrijven zich aan de regels houden en profiteren van de voordelen van geautomatiseerde processen.

Voor meer gedetailleerde informatie over hoe uw bedrijf zich kan aanpassen aan deze aankomende veranderingen en de naleving ervan kan garanderen, kunt u contact met ons opnemen! Wij zijn er om u te helpen bij de overgang naar e-facturatie.