Waar u op moet letten bij het kiezen van een leverancier van elektronische facturering

Werken met een e-facturatieprovider heeft onmiddellijke voordelen - tijd- en kostenbesparingen, minder menselijke fouten, tax compliance en digitalisering, om er maar een paar te noemen. Maar, voordat u verder scrollt, als u precies wilt weten hoe e-facturatie werkt, neem dan een kijkje op onze blog.

‍

Waar u op moet letten bij het kiezen van een provider

Het is belangrijk om te begrijpen dat alle aanbieders van e-facturatie verschillend zijn. Sommige zullen geavanceerdere mogelijkheden hebben, zoals het automatisch verwerken, traceren en betalen van facturen, terwijl andere meer eenvoudige factureringsmogelijkheden bieden of zich slechts op een klein deel van het toeleveringsproces richten. Bekijk de volgende mogelijkheden en aandachtspunten om te begrijpen waar u rekening mee moet houden.

‍

Inkomende en uitgaande opties

De inkomende en uitgaande mogelijkheden van een provider zijn belangrijk en kunnen de belangrijkste reden zijn om de ene provider boven de andere te verkiezen.

Inkomend

Wat de inkomende functionaliteit of het procure-to-pay proces betreft, is het goed om te weten hoe geavanceerd het aanbod van de leverancier is. Bijvoorbeeld het automatiseringsniveau dat hun oplossing biedt, omvat hun technologie AI-gegevensextractie, waarbij de service de informatie automatisch extraheert en op nauwkeurigheid controleert? Of moet een bedrijf nog steeds elke ontvangen factuur handmatig controleren? Kan het op maat gemaakt worden voor mijn bedrijfsprocessen?

Kan de leverancier ook elk inkomend gegevensformaat interpreteren en naadloos vertalen naar de bestaande systemen van een bedrijf, zodat het personeel tijd en moeite bespaart? Dit is een van de belangrijkste kenmerken van Unifiedpost Group's inbound oplossing, Collect.

Uitgaand

Als u uitgaande elementen overweegt of order-to-cash processen automatiseert, kan een bedrijf dan e-facturen in elk formaat maken en deze via elke channel versturen? Of is er een beperking bij het aansluiten van meer dan één ERP-systeem? Dit is vooral belangrijk voor grotere bedrijven die facturen moeten sturen naar bedrijven in verschillende landen met verschillende voorschriften.

Waarschijnlijk hebben leveranciers verschillende niveaus van wereldwijd bereik en interoperabiliteit. Sommige bieden e-factuuroplossingen die ongeacht land of formaat werken (zoals onze Channel oplossing), terwijl andere beperkt kunnen zijn in hun wereldwijde bereik.

‍

Tax compliance en e-factureringsvoorschriften

Het onderwerp tax compliance is belangrijk voor elk bedrijf dat op zoek is naar een leverancier van e-facturering.

Organisaties, groot en klein, digitaliseren steeds vaker hun facturen omdat landen en belastingautoriteiten verplichte wetgeving en processen invoeren. Omdat de autoriteiten dit doen om de btw beter zichtbaar en efficiënter te maken en fraude te bestrijden, is het verstandig om een partner te kiezen die kan navigeren door de wereldwijde complexiteit, aangezien geen enkel land, formaat of mandaat hetzelfde is.

Een e-factureringsprovider moet over de juiste mogelijkheden beschikken om verbinding te maken met zowel lokale belastingplatforms als veilige, internationale netwerken zoals Peppol. Interoperabiliteit is een belangrijk verkoopargument voor elke leverancier en speelt een grote rol bij de garantie dat u ook verbinding kunt maken met lokale en internationale netwerken. Interoperabiliteit is de mogelijkheid voor verschillende e-facturatiesystemen om facturen naadloos en automatisch uit te wisselen, ongeacht de gebruikte software of het gebruikte systeem.

Unifiedpost Group voldoet in meer dan 60 landen over de hele wereld en kan verbinding maken met internationale interfaces zoals Peppol en EESPA.

‍

Integratie en diensten met toegevoegde waarde

Bij het kiezen van een e-factureringsprovider is het praktisch om een provider te kiezen die uw huidige bedrijfsstructuur zo min mogelijk verstoort. Dit betekent dat u moet kiezen voor een leverancier die kan integreren in bestaande ERP- (enterprise resource planning) en boekhoudsoftware. Vooral zonder dat er grote IT-werkzaamheden nodig zijn.

Naast het voordeel van naadloze integratie bieden sommige providers ook diensten met toegevoegde waarde. Deze kunnen omvatten:

• Betalingskoppelingen naar facturen - Klanten naar een eenvoudige online pagina brengen om de transactie te voltooien zonder dat er extra infrastructuur nodig is.
• Digitaal beveiligd archief - Snelle en veilige toegang tot oudere bestanden zonder fysieke opslagruimte in te nemen. Dit kan van vitaal belang zijn voor lokale archiefwetten die vereisen dat u uw financiële documenten gedurende een bepaald aantal jaren veilig bewaart.
• Elektronische handtekeningen - Het toevoegen van een elektronische handtekening heeft het voordeel dat de integriteit en echtheid van uw facturen wordt gegarandeerd, wat (naast meer vertrouwen) in veel landen een wettelijke vereiste kan zijn.
• Workflows - De mogelijkheid om regels en processen te definiëren om de goedkeuring van inkomende facturen veel gemakkelijker te maken.

‍

Worden ze vertrouwd?

Tot slot moet bewezen expertise in overweging worden genomen bij het maken van uw keuze. Wordt de provider al vertrouwd door een aanzienlijk aantal bedrijven en hebben ze een bestaand wereldwijd netwerk?

Unifiedpost Group exploiteert het toonaangevende netwerk voor e-facturen, e-betalingen, e-orders en e-financiering in de vorm van Crossnet. Meer dan een miljoen bedrijven over de hele wereld wisselen hun documenten al uit via Crossnet.

‍

Neem de juiste volgende stap in uw reis naar e-facturatie

Hoewel er veel informatie is om te verwerken bij het kiezen van uw e-facturatieprovider, kan de reis eenvoudig zijn. Maak een weloverwogen keuze door onderzoek te doen op basis van de grootte en behoeften van uw bedrijf.

Op Unifiedpost Group bieden we oplossingen voor iedereen. Middelgrote en grote bedrijven zouden ons Channel aanbod onderzoeken, terwijl kleinere bedrijven Billtobox.