Quels sont les éléments à prendre en compte lors du choix d'un fournisseur de services de facturation électronique ?

Travailler avec un fournisseur de services de facturation électronique présente des avantages immédiats : économies de temps et d'argent, réduction des erreurs humaines, tax compliance et numérisation, pour n'en citer que quelques-uns. Mais avant d'aller plus loin, si vous souhaitez savoir exactement comment fonctionne la facturation électronique, jetez un coup d'œil à notre blog.

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Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un fournisseur

Il est important de comprendre que tous les fournisseurs de services de facturation électronique sont différents. Certains sont plus avancés dans leurs capacités, offrant un traitement automatisé des factures, un suivi et un paiement, tandis que d'autres offrent des capacités de facturation plus simples ou ne se concentrent que sur une petite partie du processus de la chaîne d'approvisionnement. Jetez un coup d'œil aux capacités et aux points forts suivants pour comprendre ce que vous devez prendre en considération.

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Options d'entrée et de sortie

Les capacités d'entrée et de sortie d'un fournisseur sont importantes et peuvent être la principale raison de choisir un fournisseur plutôt qu'un autre.

Inbound

En ce qui concerne les fonctionnalités entrantes ou le processus d'approvisionnement jusqu'au paiement, il est bon de comprendre le degré d'avancement de l'offre du fournisseur. Par exemple, le niveau d'automatisation offert par sa solution, sa technologie inclut-elle l'extraction de données par IA, où le service extrait l'information automatiquement et en vérifie l'exactitude ? Ou bien une entreprise devra-t-elle toujours examiner manuellement chaque facture reçue ? La solution peut-elle être adaptée à mes processus d'entreprise ?

De même, le fournisseur peut-il interpréter n'importe quel format de données entrantes et le traduire de manière transparente pour les systèmes existants d'une entreprise, ce qui permet au personnel d'économiser du temps et des efforts ? C'est l'une des principales caractéristiques de la solution de gestion des flux entrants de Unifiedpost Group, Collect.

Sortie

Lorsqu'elle envisage d'utiliser des éléments sortants ou d'automatiser les processus "order-to-cash", une entreprise peut-elle créer des factures électroniques dans n'importe quel format et les envoyer via n'importe quel site channel? Ou y a-t-il une limite à la connexion de plusieurs systèmes ERP ? Cette question est particulièrement importante pour les grandes entreprises qui doivent envoyer des factures à des entreprises situées dans plusieurs pays et soumises à des réglementations différentes.

Il est probable que les fournisseurs aient des niveaux variables de portée mondiale et d'interopérabilité. Certains proposent des solutions de facturation électronique qui fonctionnent quel que soit le pays ou le format (comme notre solution), tandis que d'autres sont limités à l'échelle mondiale. Channel ), tandis que d'autres peuvent être limités à l'échelle mondiale.

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Tax compliance et la facturation électronique

La question des tax compliance est un sujet important pour toute entreprise à la recherche d'un fournisseur de services de facturation électronique.

De plus en plus, les organisations de toutes tailles numérisent leur facturation à mesure que les pays et les autorités fiscales mettent en place des législations et des processus obligatoires. Les autorités ayant pour objectif d'améliorer la visibilité et l'efficacité de la TVA et de lutter contre la fraude, il est judicieux de choisir un partenaire capable de gérer les complexités mondiales, car il n'y a pas deux pays, deux formats ou deux mandats identiques.

Un fournisseur de services de facturation électronique doit posséder les capacités nécessaires pour se connecter aux plates-formes fiscales locales et aux réseaux internationaux sécurisés tels que Peppol. L'interopérabilité est un argument de vente clé pour tout fournisseur et joue un rôle important pour vous permettre de vous connecter aux réseaux locaux et internationaux. L'interopérabilité est la capacité des différents systèmes de facturation électronique à échanger des factures de manière transparente et automatique, quel que soit le logiciel ou le système utilisé.

Unifiedpost Group est conforme dans plus de 60 pays à travers le monde et peut se connecter à des interfaces internationales telles que Peppol et EESPA.

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Intégration et services à valeur ajoutée

Lors de la sélection d'un fournisseur de services de facturation électronique, il est judicieux de choisir un fournisseur capable de perturber le moins possible l'organisation actuelle de votre entreprise. Cela signifie que vous devez opter pour un fournisseur qui peut s'intégrer aux progiciels de gestion intégrés (ERP) et aux logiciels de comptabilité existants. En particulier, sans qu'aucun travail informatique majeur ne soit nécessaire.

Outre l'avantage d'une intégration transparente, certains fournisseurs proposent des services à valeur ajoutée. Il peut s'agir de

• Liens de paiement vers les factures - Les clients sont dirigés vers une simple page en ligne pour effectuer la transaction sans qu'aucune infrastructure supplémentaire ne soit nécessaire.
• Archives numériques sécurisées - Accès rapide et sécurisé aux anciens fichiers sans occuper d'espace de stockage physique. Cela peut être vital pour les lois locales sur les archives qui peuvent exiger que vous conserviez vos documents financiers en toute sécurité pendant un certain nombre d'années.
• Signatures électroniques - L'ajout d'une signature électronique présente l'avantage de garantir l'intégrité et l'authenticité de vos factures, ce qui (en plus d'apporter plus de confiance) peut être une exigence légale dans de nombreux pays.
• Workflows - La possibilité de définir des règles et des processus pour faciliter l'approbation des factures entrantes.

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Sont-ils dignes de confiance ?

Enfin, il convient de prendre en considération l'expertise avérée au moment de faire votre choix. Le fournisseur a-t-il déjà la confiance d'un grand nombre d'entreprises et dispose-t-il d'un réseau mondial ?

Unifiedpost Group exploite le premier réseau de facturation, de paiement, de commande et de financement électroniques sous la forme d'un système de paiement en ligne. Crossnet. Plus d'un million d'entreprises dans le monde échangent déjà leurs documents par l'intermédiaire de Crossnet.

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Passez à l'étape suivante de votre parcours en matière de facturation électronique

Bien qu'il y ait beaucoup d'informations à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur de facturation électronique, le parcours peut être simple. Faites un choix éclairé en effectuant vos recherches en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise.

Sur Unifiedpost Group, nous proposons des solutions pour tous. Les moyennes et grandes entreprises devraient explorer notre Channel tandis que les petites entreprises devraient envisager Billtobox.